Einstellungen

Startmenü

Um den Knöpfen bestimmte Funktionen zuzuordnen klicken Sie auf den kleinen Knopf unten rechts. Dabei erscheint dann der Dialog mit einer Auflistung aller zur Verfügung stehenden Funktionen.

Um eine bestimmte Funktion einem bestimmten Knopf des Startmenüs zuzuordnen halten Sie die Funktion mit der Maus fest (linker Mausklick auf die Funktion, ohne die Maustaste wieder loszulassen) und verschieben diese Funktion auf den gewünschten Knopf. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los, dann ist der Knopf mit der gewählten Funktion belegt. Diese Art der Mausbedienung nennt sich übrigens "Drag and Drop", was so viel heißt wie "Ziehen und Fallenlassen".

Listeneinstellungen

Sie können alle großen Listen (z.B. die Kundenliste) in KVV inhaltlich und optisch nach Ihren Wünschen gestalten. Alle Änderungen beziehen sich dabei immer auf die gerade geöffnete Liste. Den Listeneinstellungsdialog erreichen Sie über den kleinen Button unten rechts in jeder Liste. An einer Liste können folgende Dinge verändert werden:

Allgemeine Einstellungen

Filterbar
Mit Hilfe der Filterbar kann in den einzelnen Spalten der Tabelle gesucht werden (siehe Lektion "Die Filterbar"). Hier können Sie nun bestimmen, ob die Filterbar der Liste immer sofort angezeigt werden soll oder nur bei Anforderung über die Toolbar.

Zellentooltips
Hier können Sie Zellentooltips ein- und ausschalten und deren Ansicht gestalten. Zellentooltips sind an den Mauszeiger gebunden. Sobald der Mauszeiger auf einem Feld in der Tabelle verweilt, wird durch den Zellentooltip der Inhalt des Feldes angezeigt. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn Sie den Feldinhalt nicht vollständig lesen können und dazu die entsprechende Spalte nicht größer ziehen wollten.

Mehrfachauswahl erlauben
Die Mehrfachauswahl erlaubt das gleichzeitige Markieren mehrerer Datensätze der Liste, beispielsweise um mehrere Datensätze auf einmal zu löschen oder für Massenupdates. Wenn Sie diese Funktion ausschalten, verhindern Sie, dass in einer Liste mehrere Datensätze markiert werden können.

Scroll-Automatik einschalten
Die Scroll-Automatik bewirkt, dass beim Scrollen der Liste immer die aktuellen Datensätze angezeigt werden. Die Liste "läuft" sozusagen beim Runterziehen des Scrollbalkens bzw. beim Betätigen des Scrollrades der Maus mit.

Toolbar
Die Toolbar setzt sich aus maximal 8 Bildchen zusammen, hinter welchen jeweils eine Funktionalität steckt. Alle 8 Icons sind hier in Form von 8 Kontrollkästchen vertreten. Durch Anhaken des jeweiligen Kästchens können Sie bestimmen, welche Bildchen und damit welche Funktionalität Sie unterhalb der entsprechenden Liste angezeigt haben möchten. Standardmäßig setzt sich die Toolbar aus den Bildchen "alles Markieren", "Zeilenfarben", "Filterbar", "Filter entfernen" und "Druckliste" zusammen. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionalitäten mit dem passenden Bildchen finden sie unter "Die Toolbar".

Zeilenmarkierungen

Erstellen einer Zeilenmarkierung

Zum Definieren einer Zeilenmarkierung ordnen Sie einem Feld über einen Operator einen bestimmten Wert zu und legen die Farbe fest, die bei den Zeilen angezeigt werden soll, bei denen diese Bedingung zutrifft. Als Felder stehen dabei alle Felder der Tabelle zur Verfügung, die der aktuellen Liste zugrunde liegt, nicht nur die in der Liste über die definierten Spalten angezeigten Felder.

Folgende Werte stehen speziell bei Datumsfeldern zur Verfügung:

Wert	Bedeutung	Beispiel (Annahme: heute ist der 15.07.2008)
Heute	Das aktuelle Datum.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld genau den heutigen Tag haben.
TagMonat	Der aktuelle Tag und der aktuelle Monat, ohne Rücksicht auf das Jahr.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den 15ten Juli haben, egal in welchem Jahr. Verwendung z.B. für Geburtstage heute.
MonatJahr	Der aktuelle Monat und das aktuelle Jahr, ohne Rücksicht auf den Tag.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den Juli 2008 haben, egal welcher Tag. Verwendung zum Markieren des aktuellen Monats.
Tag	Der aktuelle Tag, ohne Rücksicht auf Monat und Jahr.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den 15ten haben. Wozu das gut sein soll weiss ich nicht, aber der Vollständigkeit halber... :-)
Monat	Der aktuelle Monat, ohne Rücksicht auf Tag und Jahr.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den Juli haben. Verwendung z.B. für Geburtstage in diesem Monat.
Jahr	Das aktuelle Jahr, ohne Rücksicht auf Tag und Monat.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld das Jahr 2008 haben. Verwendung zum Markieren des aktuellen Jahres.
(egal)	Alle Datumsfelder mit irgendeinem Datum.	Nur in Verbindung mit dem Operator "!! (enthält)": Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld irgendein Datum eingetragen haben. Entspricht der Einstellung # (nicht gleich) (leer).

Folgende Werte stehen allgemein zur Verfügung:

Wert	Bedeutung
Ja bzw. Nein	Macht nur Sinn bei Ja/Nein Feldern. Wählen Sie beispielsweise den Wert "Ja" zum entsprechenden Ja/Nein Feld, so sind alle Datensätze markiert, die dieses Feld angehakt haben.
(leer)	Funktioniert nur bei Textfeldern und Datumsfeldern. Damit markieren Sie entweder alle Datensätze, die nichts enthalten (Operator "= (gleich)") oder die irgendetwas enthalten (Operator "# (nicht gleich)").
eingegebener Wert	Man muss sich nicht an die vorgegebenen Werte in der Liste halten, sondern kann selbst Werte eingeben. Damit diese allerdings eine gliedernde Zeilenmarkierung hervorrufen, braucht man Kenntnisse in der Programmierung. Da helfen wir gerne weiter. Ein Beispiel für einen nicht vorgegebenen Wert: Es sollen in einer Liste mit Adressen/Personen alle diejenigen mit einer bestimmten PLZ blau markiert sein. Dazu wählen Sie das Feld "PLZ", als Operator "!! (enthält)" und tippen als Wert die PLZ ein, z.B. "71101". Als Farbe wählen Sie dann noch "Blau".

Wenn Sie eine Zeilenmarkierung komplett löschen möchten, so markieren Sie den Feldnamen und betätigen die "Entf"- Taste.

Die Darstellung einer Zeilenmarkierung bestimmen

Bevor Sie die Darstellung der Zeilenmarkierungen ändern sollten Sie wissen, dass die Notation der Farben in HTML-Syntax erfolgt, also Hexadezimal codiert (eine Folge aus Buchstaben und Zahlen). Damit kann jede Farbnuance genau ermittelt werden. Im Dialog für die Darstellung der Zeilenmarkierung werden die Farben auch über diese HTML-Syntax angezeigt.
Wichtig zu wissen ist zudem, das der Dialog auch eine Vorschau bietet, womit die farbliche Gestaltung der Zeilenmarkierung überprüft werden kann. Die Vorschau wird im entsprechenden Kästchen unter der Überschrift "Hintergrund" angezeigt. Hier wird die gewählte Schriftfarbe auf der Hintergrundfarbe dargestellt.

Um die Darstellung der Zeilenmarkierungen zu gestalten wählen Sie im Listeneinstellungsdialog die Auswahl "Allgemeine- und Farbeinstellungen" und klicken dort auf den Reiter "Farben".

• Die Bezeichnungen der Zeilenmarkierungen sind schon vorgegeben (z.B. "Zeile Highlight", "Zeile Blau" usw.). Unter dieser Bezeichnung finden Sie die entsprechende Markierung in der Drop-Down-Liste im Dialog für die Erstellung einer Zeilenmarkierung (siehe "Das Erstellen einer Zeilenmarkierung"). Auch die Farbe der Filterbar, sowie die verschiedenen Zeilenfarben können Sie hier selbst gestalten.
• Um die Schriftfarbe zu ändern klicken Sie zweimal mit der linken Maustaste in das Eingabefeld unterhalb der Überschrift "Schriftfarbe". Nun öffnet sich ein Dialog. Dort wählen Sie Ihre Schriftfarbe durch Klick auf eines der Kästchen mit den Grundfarben, oder auf eine der Farben in dem Farbauswahlkasten.
• Um die Hintergrundfarbe zu ändern klicken Sie zweimal mit der linken Maustaste in das Eingabefeld unterhalb der Überschrift "Hintergrund". Nun öffnet sich ein Dialog. Dort wählen Sie Ihre Hintergrundfarbe durch Klick auf eines der Kästchen mit den Grundfarben, oder auf eine der Farben in dem Farbauswahlkasten.

Spaltendefinitionen

Spalten hinzufügen und löschen

1. Öffnen Sie den "Dialog für Spaltendefinitionen".
2. Wählen Sie nun in der leeren Zeile unter "Feldname" das Feld aus, dass Sie als Spalte in der Liste angezeigt haben möchten. Möchten Sie beispielsweise zu allen Adressen die E-Mail angezeigt bekommen, wählen Sie aus der Liste mit den verfügbaren Feldern das Feld "EMAIL".
3. Wenn Sie nun das Eingabefeld für den Feldnamen wieder verlassen, werden die Felder unter "Titel", "Typ" und "Breite" automatisch ausgefüllt. Wenn Sie es wünschen, ändern Sie diese vorgeschlagenen Einstellungen.
4. Möchten Sie eine Spalte löschen, so klicken Sie in das entsprechende Feld unter "Feldname", so dass das Feld blau markiert ist. Dann betätigen Sie die "Entf"-Taste.
5. Um den Dialog für Spaltendefinitionen zu verlassen und um alle Eingaben abzuspeichern, klicken Sie auf den OK-Button.

Die optische Gestaltung der Spalten

KVV liefert einige Gestaltungsmöglichkeiten für Spalten mit. Beispielsweise werden in der Personenliste die Zelle mit dem Inhalt Land-PLZ blau eingefärbt, wenn es sich um eine ausländische PLZ handelt. Ein weiteres Beispiel ist, dass Sie durch die Spaltengestaltung alle Personen markieren können, die in diesem Monat Geburtstag haben.

1. Öffnen Sie den "Dialog für Spaltendefinitionen".
2. Um eine Spalte zu gestalten, sind die Felder unter "Farbe" und "wenn gleich", für Sie interessant.
3. Im Feld unter "Farbe" können Sie eine Zelle bzw. den Zelleninhalt einfärben. Dabei bedeutet z.B. "Blau", dass der Zelleninhalt blau eingefärbt wird. "ZelleBlau" bedeutet, dass die Zelle selbst blau eingefärbt wird und "Fett" bedeutet, dass der Zelleninhalt fett dargestellt wird.
4. Im Feld unter "wenn gleich" wird die Bedingung festgelegt, bei der die Spalte wie angegeben gestaltet wird.

Die Referenzdaten

Vertragsarten

Die Eingabefelder

Vertragsart: Hier können Sie eine beliebige Kurz-Bezeichnung dieser Vertragsart eingeben, z.B. KLV für eine Kapital-Lebensversicherung.

Vertragstyp: Wählen Sie hier aus der Auswahlliste den Typ dieser Vertragsart aus. Dabei gibt es die folgenden Möglichkeiten:
- Sachversicherung
- Kfz-Versicherung
- Lebensversicherung
- Krankenversicherung
- Geldanlage / Fond
- Sonstiger Vertrag

Bezeichnung: Hier können Sie eine beliebige Bezeichnung zur näheren Beschreibung dieser Vertragsart eingeben.

AP-Zahlweise: Hier legen Sie fest, wie die Abschlussprovision bezahlt wird, einmalig oder ratierlich nach Zahlweise des Vertrags. Bei ratierlicher Zahlweise wird die Abschlussprovision so lange bezahlt, bis die Zahlung der Betreuungsprovision beginnt, in der Regel ein Jahr nach Vertragsbeginn.

BP-Zahlweise: Hier können Sie eine von der Zahlweise des Vertrags abweichende Zahlweise der Betreuungsprovision festlegen. Diese Provisionszahlungen erfolgen in der Regel abhängig von der im Versicherungsvertrag festgelegten Zahlweise. Ist dies für eine bestimmte Vertragsart nicht der Fall (z.B. bei Krankenversicherungen), dann kann hier festgelegt werden, wann die Provisionszahlung jeweils fällig wird. Dabei gibt es die folgenden Möglichkeiten:
- entsprechend der Zahlweise im Vertrag
- monatliche Provisionszahlungen
- vierteljährliche Provisionszahlungen
- halbjährliche Provisionszahlungen
- jährliche Provisionszahlungen

Automatische Vertragsverlängerung: Hier können Sie festlegen, ob ein Vertrag mit dieser Vertragsart automatisch verlängert werden soll ('J') oder nicht ('N'). Diese automatische Vertragsverlängerung ist allerdings nur relevant im Zusammenhang mit der Provisionsberechnung. Das heißt, beim Aufruf der Offenen-Posten-Ermittlung wird ein abgelaufener Vertrag automatisch verlängert und somit provisioniert, wenn diese Auto-Verlängerung aktiviert ist.

Haftungsdauer: Hier können Sie angeben, wie lange die Stornohaftung für einen Vertrag mit dieser Vertragsart andauert (in Monaten). Mit Eingabe von 0 wird die Stornohaftung aus der allgemein gültigen Formel "Provision mal zwei geteilt durch Beitrag" berechnet.

ZW-Vorgabe: Hier legen Sie die Standard-Zahlweise für Verträge mit dieser Vertragsart fest. Diese Zahlweise wird bei Neuverträgen als Standard vorgegeben, kann aber beim Vertrag auch wieder geändert werden.

Vers.-Steuer: Geben Sie hier den aktuell geltenden Steuersatz für eine Versicherung mit dieser Vertragsart ein. Der Steuersatz wird verwendet, um aus dem Beitrag der Versicherung (der Brutto eingegeben werden sollte) den Jahresnettobeitrag zur Berechnung der Provisionen zu ermitteln.

GDV-Sparte: Hier können Sie die Vertragsarten den verschiedenen Sparten zuordnen. Das ist allerdings nur zum Import von Dateien im GDV-Format relevant.
Folgende Sparten sind von GDV definiert (Satzart 210):

 010 - Lebensversicherung
 020 - Krankenversicherung
 030 - Unfallversicherung
 040 - Haftpflichtversicherung
 050 - Kfz-Versicherung
 070 - Rechtsschutzversicherung
 110 - Glasversicherung
 130 - Hausratversicherung
 140 - Gebäudeversicherung
 190 - Transport-Versicherung
 510 - Verkehrs-Service

GDV-Tarif: Hier können Vertragsarten zur weiteren Zuordnung zu GDV-Definitionen näher definiert werden. Auch dies ist nur zum Import von GDV-Dateien relevant.
Zur weiteren Definition dienen zur Zeit (Satzart 220):

1. bei der Lebensversicherung die Wagnisart

 - '1' = Kapital-Lebensversicherung
 - '2' = Rentenversicherung
 - '3' = Risiko-Lebensversicherung
 - '4' = BUZ
 - '5' = Risiko-Zusatzversicherung
 - '6' = Unfall-Zusatzversicherung

2. bei der Unfallversicherung der Tarif

 - '1' = Einzel-Unfallversicherung
 - '2' = Gruppen-Unfallversicherung
 - '3' = Gruppen-Unfallversicherung ohne Namensnennung
 - '4' = Familien-Unfallversicherung
 - '5' = Kinder-Unfallversicherung
 - '6' = Standard Familien-Unfallversicherung
 - '7' = Standard Einzel-Unfallversicherung

3. bei der Haftpflichtversicherung die Wagnisart

 - Beispiel: '9001' = Privathaftpflicht-Versicherung

4. bei der Kfz-Versicherung die Sparte

 - '051' = Kfz-Versicherung nur Haftpflicht
 - '052' = Kfz-Versicherung mit Vollkasko
 - '053' = Kfz-Versicherung mit Teilkasko
 - '054' = Kfz-Insassen-Unfallversicherung
 - '059' = KFZ-Gepäckversicherung

Besondere Funktionen

Zusatzfelder: Mit den Zusatzfeldern haben Sie die Möglichkeit, für jede Vertragsart eine eigene Zusatzmaske mit bis zu 30 Feldern zu definieren, um dort dann vertragsspezifische Daten abzuspeichern. Damit kann z.B. für Unfallversicherungen eine Maske mit Invaliditätssumme, Krankenhaustagegeld und dergleichen erstellt werden, während Sie für Kfz-Versicherungen natürlich das Kfz-Kennzeichen und ähnliches speichern möchten.




Geben Sie beliebige Feldnamen ein. Das Eingabeformat kann leergelassen werden, dann können beliebige Eingaben in diesem Zusatzfeld getätigt werden. Oder Sie wählen ein bestimmtes Format für die Eingaben, beispielsweise um nur Zahlen zuzulassen. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

Text	erlaubt alle Eingaben
Zahl	erlaubt nur Ganzzahlen
Betrag	erlaubt Währungseingaben (Zahlen mit 2 Nachkommastellen und Tausender-Trennpunkten)
Datum	ermöglicht die Eingabe eines Datums
Ja/Nein	ermöglicht eine Auswahl Ja oder Nein über ein Kontrollkästchen (Häkchen)
Liste	ermöglicht die Auswahl vordefinierter Werte aus einer Auswahlliste

Mit der Eingabe eines Semikolons (;) kann nach der Definition noch eine genauere Beschreibung zum Eingabeformat angegeben werden. Folgende Angaben sind dabei möglich:

Text	Angabe der Länge	z.B. Text;10 = 10-stelliges Eingabefeld
Zahl	Angabe der Länge	z.B. Zahl;3 = 3-stellige Zahl
Betrag	Angabe der Länge	z.B. Betrag;12 = insgesamt 12 Stellen (1.000.000,00)
Ja/Nein	Angabe eines erklärenden Textes	z.B. Ja/Nein;bitte hier klicken
Liste	Angabe des Listennamens	z.B. Liste;Hobby

Um eine Liste mit den vordefinierten Werten zu füllen öffnen Sie mit der Taste F5 in diesem Eingabeformat-Feld die zu diesem Feld gehörende Referenztabelle. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, neue Werte einzugeben oder bereits eingegebene Werte aus der Referenzliste zu ändern oder zu löschen.
Durch die Angabe eines Listennamens haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele unterschiedliche Referenzlisten zu definieren und zu pflegen. Damit können Sie unterschiedlichen Zusatzfeldern verschiedene Listen, oder auch mehreren Zusatzfeldern über den gleichen Namen jeweils dieselbe Auswahlliste zuordnen.

Vertragsraster

Die Eingabefelder

Name: Hier können Sie eine beliebige Kurz-Bezeichnung zu diesem Vertragsraster eingeben.

Typ: Wählen Sie hier aus der Auswahlliste den Typ dieses Vertragsrasters aus. Dabei gibt es die folgenden zwei Möglichkeiten:
- Basis (wer bin ich)
- Zusatz (was habe ich)
Der Typ hat im Moment keine weitere Bedeutung, gedacht ist aber, bei einem Kunden jeweils EINEN Vertragsraster vom Typ "Basis (wer bin ich)" zuzuordnen und dazu beliebig viele des Typs "Zusatz (was habe ich)".

zugeordnete Vertragsarten: Mit Neueingabe ordnen Sie diesem Vertragsraster beliebige Vertragsarten zu. Mit Ändern können Sie die Gewichtung der Vertragsart ändern - das hat im Moment auch noch keine weitere Bedeutung, ist aber für eine Bewertung gedacht, wie wichtig diese Vertragsart ist, also welche Bedeutung ein Vertrag mit dieser Vertragsart bei diesem Vertragsraster hat. Mit Löschen kann eine zugeordnete Vertragsart wieder aus diesem Raster entfernt werden.

Merker für Verträge

Die Eingabefelder

Merker: Geben Sie hier ein beliebiges Zeichen für diesen Merker ein. Das Zeichen muss natürlich für jeden Merker eindeutig sein.

Auswahl: Hier geben Sie eine kurze Bezeichnung für diesen Merker ein. Die Bezeichnungen aller hier eingegebenen Merker erscheinen beim Vertrag zur Auswahl in der Pull-Down-Liste.

Provision? Hier legen Sie fest, ob bei einem Vertrag mit einer solchen Markierung trotzdem eine Provision ermittelt werden soll. Der Normalfall ist, dass bei einem markierten Vertrag keine Provision ermittelt wird.

Länderliste

1. Einstellungen - Optionen - Vorgaben - Landeskennzeichen
   Da in KVV beliebige Landeskennzeichen unterstützt werden, wird bei Neuanlage einer Adresse das bei den Vorgaben definierte Kennzeichen für das Land verwendet. Dort wird als Vorschlag zur Eingabe eine Auswahlliste mit allen Kennzeichen aus der Länderliste angezeigt. (siehe dazu auch "Standardwerte und Vorgaben")
   
2. Eingabe einer ausländischen Adresse
   Geben Sie eine ausländische Adresse ein, dann können Sie einfach das Landeskennzeichen in der Adresse überschreiben. Alternativ erhalten Sie eine Länder-Auswahlliste zur Auswahl des betreffenden Landes mit Doppelklick auf den Bezeichner 'Land PLZ Ort' vor den Eingabefeldern Land-PLZ Ort.
   
3. Korrespondenz-Funktion (neue Anschriften-Regeln der Post)
   Dazu gibt es eine neue Variable (Platzhalter oder Textmarke) 'LANDNAME'. Platzieren Sie diese Variable an der gewünschten Stelle im Adressfeld eines Briefes, dann wird dort der Name des Landes des Briefempfängers eingetragen. Die Besonderheit: der Landname wird nur dann eingetragen, wenn das Land NICHT dem eigenen Land entspricht, also nur bei ausländischen Empfängern.
   

Land
Geben Sie hier das (genormte) Kennzeichen des Landes ein, z.B. 'DE' für Deutschland, 'AT' für Österreich, 'CH' für die Schweiz oder etwas beliebig anderes. Achtung: Das Landeskennzeichen kann hier nicht mehr geändert werden. Bei einem Fehler muss das eingegebene Land gelöscht und ein neues Land eingegeben werden.

Bezeichnung
Hier geben Sie zum Land die entsprechende Bezeichnung ein, also den Namen des Landes, wie z.B. 'Deutschland', 'Österreich' oder 'Schweiz'.

PLZ Länge
Hier können Sie die Länge der PLZ eines Ortes diesen Landes definieren, also z.B. 5 für Deutschland, 4 für Österreich und Schweiz und 8 für Portugal und England. Damit stehen dann bei Adressen die angegebene Anzahl an Zeichen zur Eingabe der Postleitzahl zur Verfügung.

Währung
Geben Sie hier die Landeswährung des eingegebenen Landes ein. Bei den Optionen zur Eingabe Ihrer Standeswährung stehen alle hier eingegebenen Währungen zur Auswahl zur Verfügung.

zur Auswahl ausblenden
Wenn Sie mit einem bestimmten Land eher keine Korrespondenz haben (oder bisher nie hatten), dann benötigen Sie diese Länder zur Auswahl bei einer Adresseingabe nicht. Dennoch brauchen und sollten Sie diese Länder hier nicht löschen. Sie können nicht benötigte Länder hier einfach ausblenden, dann werden sie in den Landes-Auswahllisten einfach nicht angezeigt.

Ortsverzeichnis

Sie können das Ortsverzeichnis auch vollständig aktualisieren und beispielsweise eigene Orte aus einer anderen Access-Datenbank laden. Damit haben Sie unter anderem die Möglichkeit, aus der im Internet auf unserer Download-Seite zur Verfügung gestellten Referenzdatenbank mit Orts- und Bankenverzeichnis für Österreich und Schweiz diese Orte in KVV zu Importieren.
Holen Sie sich dazu einfach die zip-Datei http://www.ezSoftware.de/files/Referenzdaten.zip und entpacken Sie die zip-Datei nach dem Download, z.B. mit WinZip. Dann kopieren Sie die Datenbank "Referenzdaten.mdb" in den Import-Ordner von KVV. Nun können Sie im Ortsverzeichnis mit rechter Mausklick aus dem kleinen PopUp-Menü alle bestehenden Orte löschen (wenn Sie dies möchten) und Orte aus einer beliebigen Access-Datenbank mit Orten (z.B. aus der "Referenzdaten.mdb") importieren.

Bankenverzeichnis

Sie können das Bankenverzeichnis auch vollständig aktualisieren und beispielsweise eigene Banken aus einer anderen Access-Datenbank laden. Damit haben Sie unter anderem die Möglichkeit, aus der im Internet auf unserer Download-Seite zur Verfügung gestellten Referenzdatenbank mit Orts- und Bankenverzeichnis für Österreich und Schweiz diese Banken in KVV zu Importieren.
Holen Sie sich dazu einfach die zip-Datei http://www.ezSoftware.de/files/Referenzdaten.zip und entpacken Sie die zip-Datei nach dem Download, z.B. mit WinZip. Dann kopieren Sie die Datenbank "Referenzdaten.mdb" in den Import-Ordner von KVV. Nun können Sie im Bankenverzeichnis mit rechter Mausklick aus dem kleinen PopUp-Menü alle bestehenden Banken löschen (wenn Sie dies möchten) und Banken aus einer beliebigen Access-Datenbank mit Banken (z.B. aus der "Referenzdaten.mdb") importieren.

Anreden

Besondere Funktionen

Korrespondenz über Word oder E-Mail:
Sicherlich mit der wichtigste Verwendungszweck der Anreden ist als Briefanrede für die Korrespondenz über Word oder E-Mail. Dabei wird die Anrede automatisch mit Namen und Vornamen des Brief-Empfängers gefüllt. Dazu wird an die entsprechende Stelle ein Platzhalter für den Namen $Name$ oder den Vornamen $Vorname$ gesetzt.
Diese Briefanrede steht dann als Variable BANREDE zur Verfügung.

Sonstige Listen

Das gilt für folgende Referenzdaten:

• Titel
• Adressarten
• Familienstand
• Berufe
• Telefonarten
• Notizvorlagen
• Beziehungen
• Termingrund
• Ereignisvorlagen
• Bearbeiter
• Prioritäten

Zusatzfelder 'Kunde'

Die Eingabefelder

Geben Sie beliebige Feldnamen ein. Das Eingabeformat kann leergelassen werden, dann können beliebige Eingaben in diesem Zusatzfeld getätigt werden. Oder Sie wählen ein bestimmtes Format für die Eingaben, beispielsweise um nur Zahlen zuzulassen. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

Text	erlaubt alle Eingaben
Zahl	erlaubt nur Ganzzahlen
Betrag	erlaubt Währungseingaben (Zahlen mit 2 Nachkommastellen und Tausender-Trennpunkten)
Datum	ermöglicht die Eingabe eines Datums
Ja/Nein	ermöglicht eine Auswahl Ja oder Nein über ein Kontrollkästchen (Häkchen)
Liste	ermöglicht die Auswahl vordefinierter Werte aus einer Auswahlliste

Mit der Eingabe eines Semikolons (;) kann nach der Definition noch eine genauere Beschreibung zum Eingabeformat angegeben werden. Folgende Angaben sind dabei möglich:

Text	Angabe der Länge	z.B. Text;10 = 10-stelliges Eingabefeld
Zahl	Angabe der Länge	z.B. Zahl;3 = 3-stellige Zahl
Betrag	Angabe der Länge	z.B. Betrag;12 = insgesamt 12 Stellen (1.000.000,00)
Ja/Nein	Angabe eines erklärenden Textes	z.B. Ja/Nein;bitte hier klicken
Liste	Angabe des Listennamens	z.B. Liste;Hobby

Um eine Liste mit den vordefinierten Werten zu füllen öffnen Sie mit der Taste F5 in diesem Eingabeformat-Feld die zu diesem Feld gehörende Referenztabelle. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, neue Werte einzugeben oder bereits eingegebene Werte aus der Referenzliste zu ändern oder zu löschen.
Durch die Angabe eines Listennamens haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele unterschiedliche Referenzlisten zu definieren und zu pflegen. Damit können Sie unterschiedlichen Zusatzfeldern verschiedene Listen, oder auch mehreren Zusatzfeldern über den gleichen Namen jeweils dieselbe Auswahlliste zuordnen.

Optionen

Einstellungen zur Darstellung

Startfenster
Hier können Sie einstellen, welches Fenster beim Starten von KVV gleich geöffnet werden soll. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Startmenü: startet mit einem Auswahlmenü zum einfachen Aufrufen der wichtigsten Funktionen
• Kundenliste: öffnet beim Starten sofort die Kundenliste (empfehlenswert)
• alle Personen: öffnet beim Starten sofort die Liste mit ALLEN Personen (Kunden, Interessenten, ...)
• Vertragsliste: öffnet beim Starten sofort die Vertragsliste
• Agenturen: öffnet beim Starten die Liste aller Agenturen (kaum benötigt)
• Gesellschaften: öffnet beim Starten die Liste der Gesellschaften (kaum benötigt)
• Terminkalender: öffnet beim Starten sofort den Terminkalender
• Terminliste: öffnet beim Starten sofort die Terminliste (empfohlen, wenn Sie intensiv und täglich mit Terminen arbeiten)
• Hauptfenster: startet mit dem Hauptfenster OHNE irgend eine Liste oder Auswahlmenü

Formulargröße
Hier können Sie die Größe der Fenster (Dialoge und Listen) festlegen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie einen Bildschirm mit sehr hoher Auflösung verwenden, und Ihnen die Schrift in KVV deshalb sehr klein vorkommt. Erhöhen Sie dann einfach die Formulargröße, bis es Ihnen angenehm ist.

Große Symbole in der Toolbar anzeigen
Damit können Sie festlegen, ob die Toolbar mit großen oder mit kleinen Symbolen angezeigt wird.

Fensterpositionierung
Der Windows-Standard sieht vor, dass neue Fenster immer etwas verschoben überlappend geöffnet werden. Das hat den Vorteil, dass die Fenster sich gegenseitig möglichst wenig verdecken. Nachteil: Man weiß nie, wo sich ein Fenster öffnen wird. Deshalb gibt es in KVV weitere alternative Einstellungsmöglichkeiten:

• nach Windows-Standard, also wie beschrieben überlappend
• alle Fenster immer zentriert positionieren. Nachteil: Fenster können sich gegenseitig verdecken. Trotzdem die empfohlene Einstellung.
• die Position jedes Fensters merken. Jedes Fenster wird so geöffnet, wie es zuvor geschlossen wurde.

Listen immer maximiert anzeigen
Damit Listen möglichst viele Datensätze anzeigen können, gibt es hier die Möglichkeit (das wird auch empfohlen), Listen immer maximiert anzuzeigen. Wenn dies nicht markiert wird, dann merkt sich KVV die Position und Größe jeder Liste und öffnet jede Liste so, wie sie zuvor geschlossen wurde.

Reiter in modernem flachen Stil
Viele Dialoge in KVV bestehen aus sogenannten Reitern, hinter denen sich weitere Eingabemöglichkeiten oder Listen verstecken (so auch dieser Optionen-Dialog). Hier können Sie das Erscheinungsbild dieser Reiter einstellen (klassisch dreidimensional oder flach).

Reitermarkierung
Bei Reitern, hinter denen sich wiederum Dateneingaben in Listenform verbergen (z.B. Termine oder Dokumente), kann durch eine Markierung kenntlich gemacht werden, ob Daten vorhanden sind oder nicht. Für diese Markierung sind hier Einstellungsmöglichkeiten vorhanden.

Logdatei zu jedem Programmstart
Bei jedem Programmstart wird eine Logdatei geschrieben, die dann normalerweise beim nächsten Start wieder überschrieben wird. Es wird also immer nur der jeweils aktuelle Programmverlauf protokolliert. Aktivieren Sie diese Einstellung, dann wird für jeden Programmstart eine eigene Logdatei geschrieben, die dann gespeichert wird. Sie haben dann also für jeden Programmverlauf eine Logdatei (Protokoll), die auch später noch angeschaut werden kann.

Farb-Einstellungen

Hier können Sie einige Farben - Hintergrund-Farbverläufe - für diverse Fenster und Dialoge festlegen. Dabei können Sie für das Startmenü, für Listen, Reiterdialoge und andere Dialoge jeweils unterschiedliche Farbverläufe definieren.

Farbiges Startmenü
Ist diese Einstellung aktiviert, dann können Sie einen Farbverlauf für das Startmenü definieren. Vordefiniert ist ein Verlauf weiß nach blau. Deaktiviert wird das Startmenü in grau angezeigt.

Farbverläufe in anderen Fenstern
Ist diese Einstellung aktiviert, dann können Sie jeweils einen Farbverlauf für Listen, Reiterdialoge und andere Dialoge definieren. Vordefiniert ist ein dezenter Verlauf von hellgrau nach dunkelgrau. Deaktiviert werden alle Fenster in grau angezeigt.

Farbvorschläge

grau: alle Fenster in grau ohne Farbverlauf (Standard-Windows)

dezent: das Startmenü in grau, alle anderen Fenster mit Farbverlauf hellgrau nach dunkelgrau

hell: alle Fenster mit einem Farbverlauf von weiß nach hellgrau

ezSoft: alle Fenster mit einem Farbverlauf in ezSoftware-Firmenfarbe

blau: alle Fenster mit Farbverlauf von weiß nach dunkelblau

bunt: unser Favorit: alle Fenster mit individuellem Farbverlauf

Für individuelle Farbeinstellungen gilt, dass mit einem Doppelklick im entsprechenden Eingabefeld oben oder unten der Standard-Dialog von Windows zur Farbauswahl erscheint, damit Sie die Farbe einfacher wählen können. Die Notation der Farbe erfolgt in HTML-Syntax, also Hexadezimal codiert. Der Farbverlauf der gewählten Farben wird im entsprechenden Kasten dargestellt, womit Sie eine Vorausschau auf das Ergebnis haben.

Standardwerte und Vorgaben

Landeskennzeichen
Geben Sie hier das Kennzeichen Ihres Landes ein, z.B. 'DE' für Deutschland, 'AT' für Österreich, 'CH' für die Schweiz oder etwas beliebig anderes. Dieser Wert wird als Vorgabe beim Anlegen einer neuen Adresse verwendet. Zur Auswahl angezeigt werden alle in der Länderliste aktivierten, also nicht zur Auswahl ausgeblendeten Länder.

Standardwährung
Geben Sie hier die Standardwährung ein, mit der in KVV gearbeitet werden soll. Das hat vor allem Auswirkungen auf die Währung, die bei den Summenberechnungen zuerst angezeigt wird. Zur Auswahl angezeigt werden alle Währungen der in der Länderliste aktivierten, also nicht zur Auswahl ausgeblendeten Länder.

USt.Satz in % (VAT)
Hier kann der aktuell gültige Mehrwertsteuersatz eingetragen, die möglicherweise an verschiedenen Stellen in KVV als Vorgabe verwendet wird.

Namen automatisch formatieren
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann wird bei Eingabe des Namens, Vornamens, Strasse und Ort der erste Buchstabe automatisch in Großbuchstaben umgesetzt. Somit können Sie immer in Kleinbuchstaben eingeben, was die Eingabe beschleunigen kann.

BLZ automatisch formatieren
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann wird bei Eingabe einer Bankleitzahl diese automatisch in das deutsche Format (123 123 12) umgesetzt. Diese Einstellung sollte natürlich für Österreich oder Schweiz deaktiviert werden.

Referenzautomatik
Damit legen Sie fest, ob die entsprechende Referenztabelle bei Eingabe eines noch nicht vorhandenen Eintrages automatisch gepflegt werden soll oder nicht.
Bei dieser Einstellung z.B. wird bei Eingabe eines neuen Berufes nachgefragt, ob der Beruf auch in die Referenztabelle eingetragen werden soll. Die Titel und Notizen müssen so selbst gepflegt werden (Hauptmenü "Einstellungen", Menüpunkt "Referenzdaten").

Komfortauswahl bei mehreren Konten
Ist diese Einstellung NICHT aktiviert, dann werden weitere Konten einer Adresse nur über den 'weitere Konten'-Button in der Adresse angezeigt. Ansonsten - bei aktivierter Einstellung - können die verschiedenen Konten zu einer Adresse direkt in der Adresse komfortabel über eine Auswahlliste gewählt werden.

Termin-Automatik
Hier können Sie einstellen, wie die Termin-Automatik bei Eingabe eines neuen Termins vorgegeben werden soll. Die Termin-Automatik beschreibt, was mit dem entsprechenden Termin geschehen soll, wenn er abgelaufen ist:

• 'Termin stehen lassen' - Der Termin bleibt stehen, ohne dass beim Programmstart nachgefragt wird
• 'nachfragen' - Beim Programmstart wird gefragt, was mit dem Termin geschehen soll
• 'auf heute legen' - Der Termin wird automatisch auf den heutigen Tag gelegt
• 'auf morgen legen' - Der Termin wird automatisch auf den nächsten Tag gelegt
• 'in History verschieben' - Der Termin wird automatisch in die History verschoben
• 'löschen' - Der Termin wird automatisch gelöscht

Termin-Priorität
Hier können Sie den Wert wählen, der bei Neueingabe eines Termins als Priorität vorgegeben werden soll. Dabei stehen alle in der Referenztabelle 'Prioritäten' eingetragenen Werte zur Verfügung.

Bearbeiter automatisch setzen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann wird beim Anlegen eines neuen Termins oder Historyeintrag der an diesem Arbeitsplatz festgelegte Bearbeiter automatisch als Bearbeiter eingetragen.

Referenzautomatik
Damit legen Sie fest, ob die entsprechende Referenztabelle für Termingründe, Ereignisvorlagen und Bearbeiter bei Eingabe eines noch nicht vorhandenen Eintrages automatisch gepflegt werden soll oder nicht.

Filter der Terminliste speichern
Um die Bearbeitung von Terminen komfortabler zu gestalten und zu beschleunigen setzen Sie möglicherweise einen Filter, z.B. auf einen bestimmten Bearbeiter oder einen bestimmten Zeitraum. Soll dieser Filter beim Öffnen der Terminliste automatisch gesetzt werden, dann können Sie mit dieser Einstellung erreichen, dass jeweils der aktuell gesetzte Filter in der Terminliste gespeichert und beim nächsten Öffnen der Terminliste wieder automatisch gesetzt wird.

Telefonie, E-Mail und Internet

Telefonie-Einstellungen
Hier können Sie zum einen festlegen, was mit dem Klick auf das Pfeil-Symbol neben der Telefonnummer geschehen soll:

1. Anwahl über Telefonadapter: damit wird die Telefonnummer über die TAPI-Schnittstelle an das Telefon übergeben, so dass direkt von KVV aus gewählt werden kann. Dabei können Sie dann noch festlegen, ob die Standard-Wählhilfe verwendet werden soll oder der interne kleine TAPI-Dialog (empfohlen). Zudem kann hier eine Vorwahl zur Amtholung angegeben werden, wie sie z.B. für Telefonanlagen benötigt wird, um überhaupt ein Freizeichen zu erhalten.
   Wird der interne TAPI-Dialog verwendet können Sie noch einstellen, ob das Fenster nach der Anwahl automatisch geschlossen werden soll (empfohlen).
   
2. Telefonnotiz bei Anwahl anzeigen: damit wird ein Fenster geöffnet zur Eingabe einer Notiz zum Telefonat. Diese Telefonnotiz kann dann als Termin oder als History-Eintrag (Ereignis) abgelegt werden.
   

Komfortauswahl bei mehreren Rufnummern
Ist diese Einstellung NICHT aktiviert, dann werden weitere Rufnummern einer Adresse nur über den 'weitere Rufnummern'-Button in der Adresse angezeigt. Ansonsten - bei aktivierter Einstellung - können die verschiedenen Rufnummern zu einer Adresse direkt in der Adresse komfortabel über eine Auswahlliste gewählt werden.

E-Mail-Einstellungen
Hier definieren Sie, mit welcher Anwendung eine E-Mail verschickt werden soll:

• über die interne Korrespondenz-Funktion (voreingestellt und empfohlen).
• über den internen E-Mail-Dialog - das ist ein alternativer E-Mail-Dialog, anders als die Korrespondenz-Funktion ausschließlich zum Versenden von E-Mails.
• über Standard-MAPI - das E-Mail-Programm, welches bei Ihnen als Standard-MAPI-Programm definiert ist. Wenn nichts anderes angegeben wurde, dann ist dies Outlook Express.
• über Outlook (mailto:) - hier wird das Programm gestartet wie aus einer Internet-Seite mit einem Klick auf eine E-Mail-Adresse.

DFÜ-Verbindung
Hier wird eine Liste der verfügbaren DFÜ-Verbindungen angezeigt (sofern vorhanden), womit Sie angeben können, mit welcher DFÜ-Verbindung automatisch eine Anwahl ins Internet versucht werden soll. Empfohlen wird, die Anwahl vorher selbst vorzunehmen und diese Einstellung NICHT zu aktivieren.

Ordner-Definitionen

Hier sehen Sie alle in KVV verwendeten Ordner-Definitionen, die hier auch geändert werden können.

Installationsordner
Hier wird angezeigt, in welchem Ordner das Programm KVV 2.4.0 installiert ist. Der Standard-Installationsordner ist C:\Programme\KVV

Ausführen in
In diesem Ordner wird das Programm ausgeführt. Dieser Ordner enthält dann lokale zur Laufzeit benötigte und erstellte Dateien wie z.B. die Logdateien. Auch die Lizenzdatei kann in diesem Ordner abgelegt werden.
Mit Klick auf den "Basisordner"–Button wird dieser Ordner für alle folgenden Ordner als Basisordner übernommen.
Beispiel: Ist der Ordner D:\KVV, dann wird der Ordner für die Vorlagen-Basis D:\KVV\Vorlagen und der Briefvorlagenordner wird D:\KVV\Vorlagen\Briefe.

Datenbankordner
Der Datenbankordner enthält die Datenbasis (drei Access-Datenbanken 'kvvGlobal.mdb', 'kvvDaten.mdb' und 'kvvHistory.mdb').
Hinweis: Liegt die Lizenzdatei ebenfalls im Datenbankordner, dann ist die Installation der Lizenz auf jedem Arbeitsplatz NICHT nötig, da dann jeder Arbeitsplatz auf die Lizenzdatei sofort zugreifen kann.

Vorlagen-Basis
Dieses Feld soll vor allem die Eingabe der weiteren Vorlageordner erleichtern. Der Ordner, den Sie hier als Vorlagen-Basis festlegen, kann für alle Vorlagenordner (Briefe, Excel, E-Mail, Berichte) übernommen werden. Für das Übernehmen dieses Ordners als Basis für alle Vorlagenordner klicken Sie auf den "Basisordner"-Button hinter dem Feld.
Beispiel: Ist die Vorlagen-Basis D:\KVV\Vorlagen, dann wird der Ordner für die Briefvorlagen D:\KVV\Vorlagen\Briefe.

Briefvorlagen
Beim Schreiben eines Briefes über Word werden zunächst alle in diesem Ordner befindlichen Word-Vorlagen zur Auswahl angezeigt. Damit haben Sie die Möglichkeit, Briefvorlagen zum Beispiel auf einem Server zentral für mehrere Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen.

Excel-Vorlag.
Beim Erstellen einer Tabelle über Excel werden zunächst alle in diesem Ordner befindlichen Excel-Vorlagen zur Auswahl angezeigt. Ebenfalls zur Möglichkeit, auch Excel-Vorlagen auf einem Server zentral zur Verfügung zu stellen.

EMail-Vorlag.
Beim Schreiben einer E-Mail werden zunächst alle in diesem Ordner befindlichen E-Mail-Vorlagen zur Auswahl angezeigt. Damit haben Sie wiederum die Möglichkeit für zentrale Vorlagen auf einem Server-Ordner.

Berichtvorlag.
Aus diesem Ordner werden die Berichtvorlagen geholt, die zum Erstellen der Berichte verwendet werden. Ebenfalls vor allem zur zentralen Nutzung der Vorlagen gedacht.

Dokumente-Basis
Dieses Feld soll vor allem die Eingabe der verschiedenen Dokumenteordner erleichtern. Der Ordner, den Sie hier als Dokumente-Basis festlegen, kann für alle Dokumenteordner (Dokumente, Scans, Briefe, Excel, E-Mails, Berichte) übernommen werden. Für das Übernehmen dieses Ordners als Basis für alle Dokumenteordner klicken Sie auf den "Basisordner"-Button hinter dem Feld.
Beispiel: Ist die Dokumente-Basis D:\KVV, dann wird der Dokumenteordner D:\KVV\Dokumente und der Ordner für die Briefe D:\KVV\Briefe.

Dokumente
Dieser Ordner ist der Standard-Ordner, um ein bestehendes Dokument (beliebige Datei) auszuwählen und einem Datensatz als Dokument zuzuordnen (Reiter 'Dokumente'). Dieser Ordner wird zuerst geöffnet, wenn Sie auf den "Dateien zuordnen"-Button im Reiter "Dokumente" klicken.
Hinweis: Ist bei einer Adresse ein persönlicher Ordner definiert (siehe Daten-Basisordner), dann wird bei dieser Adresse der persönliche Ordner als Dokumenteordner verwendet.

Scans
Dieser Ordner ist der Standard-Ordner zur Ablage von eingescannten Dokumenten. Dies bedeutet, dass der an dieser Stelle definierte Ordner als Speicherort für die Scans, die über die Scan-Funktion ist im Reiter "Dokumente" erstellt werden, vorgeschlagen wird.

Briefe
In diesen Ordner werden alle Briefe (Word-Dokumente) abgelegt, sofern bei der Brieferstellung nicht ein anderer Ordner gewählt wird. Damit haben Sie z.B. auch die Möglichkeit, Briefe auf einem Server-Ordner abzulegen, so dass von jedem Arbeitsplatz aus ein Brief dort abgelegt und jeder Brief geöffnet werden kann.

Excel-Tab.
In diesen Ordner werden alle Excel-Tabellen abgelegt, sofern bei der Erstellung nicht ein anderer Ordner gewählt wird. Ebenfalls zur Möglichkeit, alle Excel-Tabellen auf einem Server abzulegen.

E-Mails
In diesen Ordner werden alle E-Mails abgelegt, sofern E-Mails überhaupt als Dokumente gespeichert werden (einstellbar) und bei der Erstellung nicht ein anderer Ordner gewählt wird. Damit haben Sie wiederum die Möglichkeit, auch E-Mails zentral auf einem Server-Ordner abzulegen.

Berichte
In diesen Ordner werden alle Berichte abgelegt, die aus KVV erstellt werden. Wieder zum zentralen Ablegen auf einem Server-Ordner.

Daten-Basisordner
Zu jeder Adresse können Sie einen persönlichen Ordner definieren. Um die Auswahl dieser persönlichen Ordner zu erleichtern und zu standardisieren können Sie hier zentral den Basis-Ordner dafür festlegen.
Beispiel: Ist der Daten-Basisordner D:\KVV\Dokumente, dann wird der persönliche Ordner für 'Max Muster' D:\KVV\Dokumente\Muster Max.

Exportordner
Dieser Ordner wird für Exports verwendet. Hier werden also die Dateien mit exportierten Daten gespeichert.

Importordner
Dieser Ordner ist der Standard-Ordner zur Auswahl von Dateien (Access-Datenbank oder Textdatei) zum Importieren. Natürlich kann zum Import dann der Ordner auch gewechselt werden.

Funktionen der Symbol-Knöpfe

Die Ordnerdefinitionen beinhalten verschiedene Symbol-Buttons, deren Funktionen nachfolgend erläutert werden:

	Grundstellung aktuell	Damit werden die aktuell gespeicherten Ordner wieder zurückgeholt. Auf diese Weise können neue Eingaben wieder rückgängig machen, sofern diese noch nicht gespeichert wurden.
	Grundstellung Standard	Mit diesem Knopf werden die vom Programm festgelegten Standardwerte für alle Ordner gesetzt.
	Ordner wählen	Damit kann ein beliebiger Ordner gewählt werden, der dann für diese Ordner-Definition festgelegt wird.
	Basisordner	Um die Eingabe der weiteren Ordner zu erleichtern, kann der aktuelle Ordner mit einem Klick für alle nachfolgenden Ordner als sogenannter Basisordner verwendet werden.

Einstellung zum Datenbank-Zugriff

Diese Einstellungen sind nur wichtig im Netzwerk-Betrieb, wenn mehrere Personen gleichzeitig auf die Daten zugreifen. In einem Netzwerk wird nämlich immer der Datensatz, der gerade in Arbeit ist, gesperrt, so dass kein anderer darauf zugreifen kann. Wenn also viele Personen in einem Netzwerk gleichzeitig mit den Daten arbeiten, dann werden unter Umständen schnell so viele Datensätze gesperrt, dass nicht mehr gearbeitet werden kann. Andererseits, wenn nicht gesperrt wird, dann können alle problemlos arbeiten. Haben aber zwei Personen den gleichen Datensatz in Bearbeitung, und einer speichert seine Änderungen zurück, dann werden diese vom zweiten überschrieben, wenn der seine Änderungen speichert.
Mit anderen Worten, Sie haben hier quasi die Entscheidung zu treffen 'Sicherheit' gegen 'Komfort'.

Sicherer Zugriff
Hier werden wie beschrieben die Datensätze sofort beim Zugriff gesperrt, mit der Konsequenz, dass diese dann nicht mehr für andere zugreifbar sind. Für große Netzwerke mit vielen Arbeitsplätzen unter Umständen ein Problem.

Nicht sperren
Hier werden die Datensätze nicht sofort gesperrt, so dass auch bei großen Netzwerken keine gegenseitige Beeinflussung stattfindet und jeder reibungslos arbeiten kann. Allerdings auf Kosten des Risikos, dass bei doppeltem Zugriff nicht gewarnt wird, und Änderungen verloren gehen können, wenn zwei Personen denselben Datensatz gleichzeitig bearbeiten.

Eigenschaften

KVV mit Kennwort starten
Beim Aktivieren dieser Einstellung kann ein Kennwort festgelegt werden. Beim Starten von KVV wird dieses Kennwort erfragt um die Benutzung der Anwendung durch nicht autorisierte Personen zu verhindern.

Große Symbole zeigen
Mit dieser Eigenschaft lassen sich die Symbole der Toolbar (die Symbolleiste oben direkt unterhalb des Menüs) auf klein oder groß umschalten.

Vor KVV beenden warnen
Normalerweise muss vor dem Beenden der Anwendung dies bestätigt werden. Diese Bestätigungs-Abfrage vor dem Beenden kann ein- oder ausgeschaltet werden.

Automatische Datensicherung
Beim Aktivieren dieser Einstellung kann einer der vorhandenen Datensicherungsaufträge zur automatischen Ausführung beim Beenden von KVV gewählt werden. Siehe dazu auch das Kapitel "Datensicherung".

Kundenliste mit Details
Bei der Kundenliste können unten bestimmte Details zum gerade markierten Kunden angezeigt werden. Diese Anzeige der Details kann hier aktiviert oder deaktiviert werden.

Bei Anruf Kunde anzeigen
Haben Sie bei den Optionen den Anrufmonitor aktiviert (über ISDN oder TAPI), dann ist diese Eigenschaft verfügbar, ohne aktiviertem Anrufmonitor natürlich nicht. Sie können dann festlegen, ob bei einem Anruf anhand der Telefonnummer (falls bekannt) versucht werden soll, den entsprechenden Kunden zu finden und diesen dann gleich anzuzeigen.

Letzter Kontakt setzen
Mit dieser Einstellung bestimmten Sie, bei welchen Ereignissen das Datum des letzten Kontaktes zum entsprechenden Kunden aktuell gesetzt werden soll. Dabei stehen im Moment folgende Ereignisse zu Verfügung: "bei Korrespondenz" - "bei erledigtem Termin" - "bei Telefonnotiz".

Terminüberwachung
Mit der aktivierten Terminüberwachung werden Sie automatisch an jeden Termin erinnert, bei dem eine Uhrzeit eingetragen wurde. Beim Aktivieren dieser Einstellung können Sie festlegen, wie oft das System Termine auf ihre Fälligkeit überprüfen soll (Intervall) und wie viele Minuten vor der Uhrzeit des fälligen Termines Sie vom System erinnert werden möchten (Zeitraum).

Terminfilter nach Bearbeiter
Haben Sie für diesen Rechner einen bestimmten Bearbeiter festgelegt (Hauptmenüpunkt "Einstellungen", Menüpunkt "Bearbeiter festlegen"), dann können Sie hier ein- oder ausschalten, bei welchen Aktionen die Termine automatisch anhand dieses Bearbeiters gefiltert werden: - bei "Fällige Termine", - bei Terminüberwachung, - beim Terminkalender, - bei der Terminliste, - bei der Historyliste, - zum Outlook-Abgleich

Mini-Textverarbeitung (bei .rtf)
Mit dieser Eigenschaft legen Sie fest, ob die bei KVV mitgelieferte kleine Textverarbeitung für RTF-Dokumente verwendet werden soll oder eine andere installierte Textverarbeitung.

Als Standard .rtf verwenden
Diese Eigenschaft bezieht sich auf die Korrespondenzfunktion. Normalerweise wird beim Schreiben von Briefen eine installiertes OpenOffice oder Word vorausgesetzt und verwendet. Haben Sie beides nicht, dann empfiehlt sich die Verwendung von RTF-Dokumenten, welche auch mit vielen anderen Textverarbeitungen bearbeitet werden kann.

Vorlagen über Dateiliste wählen
Möchten Sie die Vorlagedateien zum Erstellen eines Briefs, E-Mails oder Berichts direkt über die Windows-Dateiliste wählen, dann aktivieren Sie diese Eigenschaft. Ansonsten erscheint zur Auswahl einer Vorlagedatei eine Liste mit den definierten Vorlagen.

Vorlagen-Automatik abschalten
Wenn Sie einen Brief oder Bericht über die Korrespondenzfunktion erstellen, dann benötigen Sie in der Regel immer eine Vorlagedatei. Deshalb öffnet sich sofort beim Klick auf die Korrespondenzfunktion auch sofort die Auswahlliste mit den Vorlagen bzw. die Dateiliste. Möchten Sie dies nicht, dann können Sie diese Automatik hier abschalten.

Vertragshistory
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob bei jeder Änderung eines Vertrags automatisch ein History-Eintrag erzeugt werden soll oder ob Sie es jedesmal bestätigen möchten, bevor eine Vertragsänderung auch in die History abgelegt wird oder ob die Vertragshistory komplett abgeschaltet wird.

TAPI-Eigenschaften

Bearbeiter festlegen

• Liste "Fällige Termine": die fälligen Termine von Müller und Schuster sollen angezeigt werden
• Terminüberwachung: nur die Termine von Schuster sollen überwacht und an diese erinnert werden
• Terminkalender: nur die Termine von Schuster sollen angezeigt werden
• Terminliste: die Termine von Müller und Schuster sollen angezeigt werden
• Historyliste: die History-Einträge von Müller und Schuster sollen angezeigt werden
• Outlookabgleich: die Termine und Adressen von Müller und Schuster sollen abgeglichen werden

Zur Umsetzung sind folgende Schritte notwendig:

1. Zuerst wird der Bearbeiter, nach dem im speziellen gefiltert werden soll, festgelegt. In diesem Fall ist das der Bearbeiter Schuster. Dazu im Menü "Einstellungen" auf "Bearbeiter festlegen " klicken. Im Fenster "Bearbeiter festlegen" wird der Bearbeiter Schuster markiert und auf den OK-Button geklickt.
2. Nun wird die ober aufgeführte Auswahl getroffen. Dazu klicken Sie auf Menü "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter". Im Menü "Terminfilter nach Bearbeiter" können Sie durch Anklicken der einzelnen Funktionen diese nach dem festgelegten Bearbeiter filtern. Das bedeutet, dass die Funktionen, bei denen ein Häkchen gesetzt ist, nach dem festgelegten Bearbeiter gefiltert werden. In diesem Fall wird ein Häkchen vor die Funktionen "bei Terminüberwachung" und "beim Terminkalender" gesetzt.

Exportieren der Programmeinstellungen

• Wählen Sie vom Menü "Einstellungen" die Funktion "Exportieren". Nun wird eine Exportdatei mit den Einstellungen erstellt.
• Diese Exportdatei können Sie speichern und auf den anderen Rechner bringen (z.B. über einen Memorystick).
• Auf dem anderen Rechner: Machen Sie einen Doppelklick auf die Datei. Damit werden die Einstellungen auf dem anderen Rechner in die Registry eingetragen.

Start-Ordner

Datenbankordner:
Hier wird der Ordner definiert, in dem die KVV-Datenbank gespeichert werden soll. Mit dem "Ordner"–Button hinter dem Feld können Sie den Datenbankordner wählen.

Damit die Dokumente und Vorlagen der Datenbank zugeordnet werden, können Sie hier auch einen Vorlagen-Basis-Ordner und einen Dokumente-Basis-Ordner festlegen.
Vorlagen-Basisordner:
Den Ordner, den Sie hier als Vorlagen-Basis festlegen, wird für alle Vorlagenordner (Briefe, Excel, E-Mails, Berichte) übernommen werden. Mit dem "Ordner"–Button hinter dem Feld können Sie den Vorlagen-Basisordner wählen.
Dokumente-Basisordner:
Den Ordner, den Sie hier als Dokumente-Basis festlegen, wird für alle Dokumenteordner (Dokumente, Scans, Briefe, Excel-Tabellen, E-Mails) übernommen werden. Mit dem "Ordner"–Button hinter dem Feld können Sie den Dokumente-Basisordner wählen.

Hintergrundfarbe und Logo-Bilddatei
Damit Sie sofort sehen können, auf welcher Datenbank Sie arbeiten, können Sie jeder Kartei (Datenbank) eine Farbe und ein Logo zuordnen. Zum Auswählen der Farbe doppelklicken Sie einfach auf die kleine Farbanzeige hinter "Hintergrundfarbe". Um eine Bilddatei zu wählen, klicken sie auf den "..."-Button hinter "Logo-Bilddatei".

Hinweis: Der Startordner wird in der Karteiliste als 'Standard' eingetragen und kann dort weder gelöscht noch geändert werden.

Hinweis: Sie können weitere Datenbanken anlegen und verwalten. Mehr dazu siehe in der Lektion "Karteien".

Drucklisten

Mehr zu Drucklisten allgemein finden Sie im Kapitel "Drucklisten".

Die Eingabefelder

Drucker: Hier wählen Sie aus der Liste aller installierten Drucker, auf welchem Drucker die Drucklisten gedruckt werden sollen.

Ohne Druckerdialog sofort drucken: Bevor eine Druckliste gedruckt wird, erscheint ein Dialog zur Auswahl des Druckers. Wenn Sie dieses Feld wählen, also ein Häkchen setzen, dann werden die Drucklisten direkt auf dem hier angegebenen Drucker ausgegeben, ohne dass zuvor der Druckerdialog zur Abfrage erscheint.

Schriftart: Hier können Sie die Schriftart wählen, die für die Drucklisten verwendet werden soll.

Schriftgrößen: Hier können Sie die Schriftgrößen für Titel, Überschrift und Datenzeilen wählen. Außerdem, ob die entsprechende Zeile normal, oder fett oder unterstrichen gedruckt werden soll.

Zeilen pro Seite: Hier geben Sie an, wieviele Zeilen je Seite gedruckt werden sollen. Das wird natürlich weniger, wenn Sie zum Beispiel eine größere Schriftgröße für Datenzeilen wählen.

Rand link: Hier bestimmen Sie den linken Rand, der eingehalten werden soll.

Rand oben: Hier bestimmen Sie den Rand oben, bevor die Druckliste anfängt.

Abstand: Hier bestimmen Sie den Abstand zwischen der Überschrift und den Datenzeilen.

Papierformat: Hier können Sie angeben, ob die Liste im Hochformat oder (bei sehr breiten Drucklisten) im Querformat gedruckt werden soll.

Drucker-Definitionen

Die Eingabefelder

Bezeichnung: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung für diese Druckerdefinition ein. Empfehlenswert ist der Name des Druckers sowie die Besonderheit dieser Druckerdefinition, z.B. 'Querformat'.

Drucker: Hier wählen Sie aus der Liste aller installierten Drucker, auf welchem Drucker die Drucklisten gedruckt werden sollen.

Ohne Druckerdialog sofort drucken: Bevor eine Druckliste gedruckt wird, erscheint ein Dialog zur Auswahl des Druckers. Wenn Sie dieses Feld wählen, also ein Häkchen setzen, dann werden die Drucklisten direkt auf dem hier angegebenen Drucker ausgegeben, ohne dass zuvor der Druckerdialog zur Abfrage erscheint.

Schriftart: Hier können Sie die Schriftart wählen, die für die Drucklisten verwendet werden soll.

Schriftgrößen: Hier können Sie die Schriftgrößen für Titel, Überschrift und Datenzeilen wählen. Außerdem, ob die entsprechende Zeile normal, oder fett oder unterstrichen gedruckt werden soll.

Zeilen pro Seite: Hier geben Sie an, wieviele Zeilen je Seite gedruckt werden sollen. Das wird natürlich weniger, wenn Sie zum Beispiel eine größere Schriftgröße für Datenzeilen wählen.

Rand link: Hier bestimmen Sie den linken Rand, der eingehalten werden soll.

Rand oben: Hier bestimmen Sie den Rand oben, bevor die Druckliste anfängt.

Abstand: Hier bestimmen Sie den Abstand zwischen der Überschrift und den Datenzeilen.

Papierformat: Hier können Sie angeben, ob die Liste im Hochformat oder (bei sehr breiten Drucklisten) im Querformat gedruckt werden soll.

Reitereinblendung

Natürlich ist klar, dass die Anzeige eines Reiters im Eingabefenster ein etwa doppelt so großes Fenster fordert, als nur die Anzeige der Eingabefelder. Deshalb wird die Funktion erst dann aktiv, wenn das Eingabefenster deutlich größer gestellt wird als die Standardgröße. Ist dies geschehen, so wird beim wiederholten Öffnen des Eingabefensters der '>>'-Button angezeigt. Klicken Sie nun auf den '>>'-Button, so wird ein kleiner Dialog aktiv, mit dem Sie die Anzeige eines gewünschten Reiters im ersten Eingabefenster bewirken können. Bei der Auswahl eines Reiters aus dem Listenfeld des Dialog, wird dieser Reiter sofort in der freien Fläche des Eingabefensters angezeigt.

Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung anmelden

Kennwort: Hier geben Sie zum Starten der Benutzerverwaltung Ihr Kennwort ein. Beim ersten Starten der Benutzerverwaltung ist noch kein Kennwort vergeben, Sie lassen das Feld dann also leer.

Kennwort neu: Hier können Sie durch Klick auf den Button neu... ein neues Kennwort vergeben.

Kennwort bestätigen: Wenn Sie ein neues Kennwort vergeben, dann muss dieses neue Kennwort hier zur Überprüfung noch einmal eingetragen werden.

Liste der Benutzer

Hinweis: In der Testversion können keine weiteren Benutzer eingetragen werden. Zum Testen ändern Sie bitte einfach die Rechte des einen Standard-Benutzers.

Benutzer und Zugriffsrechte

Benutzer-ID
Hier vergeben Sie jedem Benutzer eine eindeutige ID. Das kann eine Zahl aber auch ein Kürzel wie beispielsweise die Initialen oder ähnliches sein.

Benutzer-Name
Hier tragen Sie am besten den vollständigen Namen des Benutzers ein.

Kennwort
Hier können Sie einem neuen Benutzer ein Start-Kennwort vergeben. Auch wenn ein Benutzer sein Kennwort vergessen hat können Sie es hier wieder zurücksetzen.
Dieses Kennwort sollte der Benutzer natürlich sofort beim ersten Start von KVV wieder ändern, so dass nur er selbst sein Kennwort kennt.

Recht "..."
Damit vergeben Sie jedem Benutzer individuelle Zugriffsrechte, jeweils für die Kategorien Kunde, Termin, Vertrag, Schaden, Agentur, Gesellschaft und Provision. Sie legen also je Kategorie fest, ob der Benutzer damit nichts machen darf, oder die Daten nur anzeigen oder auch bearbeiten (neu anlegen und ändern) oder sogar auch löschen darf.

Agentur
Hier können Sie festlegen, ob der Benutzer nur die Kundendaten bzw. die Vertragsdaten einer bestimmten Agentur bearbeiten darf, indem Sie hier die entsprechende Agentur auswählen. Lassen Sie die '0' stehen, dann dürfen die Kunden und Verträge aller Agenturen bearbeitet werden.

Recht "Massenupdate"
Massenupdates sind unter Umständen eine gefährliche Sache, weshalb diese Funktion nur einem versierten KVV-Benutzer erlaubt werden sollte.

Recht "Struktur"
Für Strukturvertriebe legen Sie hier fest, wer die Struktur bearbeiten darf (Stufendefinition, Strukturaufbau, ...).

Recht "Einstellung"
Damit erlauben Sie diesem Benutzer Änderungen an den Einstellungen.

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