Kunden und Termine

Eingeben/Ändern von Kundendaten

Felder und Funktionen

Das Pflichtfeld "Suchbegriff"
Beim Anlegen eines neuen Kunden muss das Eingabefeld "Suchbegriff" in jedem Fall ausgefüllt werden. Das Feld wird allerdings automatisch mit den Daten aus den Eingabefeldern "Name" und "Vorname" gefüllt. Es wird also empfohlen, nicht den Suchbegriff selbst einzugeben, sondern dies KVV zu überlassen, einfach durch die Eingabe von Namen und Vornamen.

Empfohlene Eingaben
Empfohlen wird allerdings wenigstens die Eingabe der folgenden Felder:

• Name und Vorname
• Strasse oder Postfach
• Land, PLZ, Wohnort
• Anrede und Briefanrede (für Briefe / Serienbriefe)
• Geburtstag (für die automatische Geburtstagserinnerung)
• Eine weitere Kontaktmöglichkeit, wie "Telefon-Nr" oder "E-Mail-Adresse"

Funktionen / Besonderheiten

Anrede:
Über dieses Feld wird nicht nur die Anrede, sondern auch Geschlecht, Titel und Briefanrede festgelegt. Die Felder "Titel" und Briefanrede werden nach Wahl der Anrede automatisch von ezAdressen ausgefüllt.
Flexible Eingabe von Firma oder Person
Das bei der gewählten Anrede hinterlegte Geschlecht bestimmt in der Adresseneingabemaske die zwei folgenden Eingabefelder nach den Felder "Anrede" und "Titel". Ist bei der gewählten Anrede das Geschlecht "juristisch" hinterlegt, so gibt es die zwei großen Eingabefelder "Name" und "Zusatz (z.Hd)". Dies ist zum Beispiel bei der Anrede "Firma" der Fall. Bei allen Anreden, bei denen die Geschlechter "weiblich", "männlich" oder "unbestimmt" hinterlegt sind, gibt es die kleineren Eingabefelder "Name", "Vorname" und ein großes Feld "Firma/Zusatz".
Ändern der Anrede
Falls Sie eine Anrede ändern oder neu anlegen möchten, doppelklicken Sie einfach in der Adresseneingabemaske auf das Wort "Anrede", oder Sie klicken auf das Hauptmenü "Einstellungen" und dann im Untermenü "Referenzdaten" auf "Anrede". Im Fenster "Referenzdaten Anrede" können Sie nun die gewünschten Änderungen vornehmen.

Zusatz und Strasse/Postfach ermöglichen die Eingabe komplexer Adressen:
Mit diesen Feldern ist gewährleistet, dass die Eingabe von komplexen Adressen – wie z.B. ausländischen Adressen – möglich ist. Im Grundzustand sind die kleinen Pfeiltasten in den beiden Eingabefeldern "Zusatz" und "Strasse/Postfach" inaktiv. Wird nun so viel in eines der Felder eingetragen, dass das Feld komplett gefüllt ist, so trägt KVV 2.4.0 alle neuen Eingaben in eine neue Zeile ein. Eine neue Zeile läßt sich aber auch mit der "Eingabe" - Taste bei gedrückter "Strg" – Taste erzwingen (also: Strg + Eingabe). Mit den nun aktiven Pfeiltasten kann man sich jede einzelne Zeile anzeigen lassen.

Geburtstag:
Wird der Geburtstag eingetragen, dann erfolgt eine Geburtstagserinnerung an diesem Tag, wahlweise automatisch sofort beim Starten, oder aber jederzeit aus dem Hauptmenü "Adresse" mit der Funktion "Geburtstage".

Arbeitgeber:
Mit Mausklick auf den Button '...' neben dem Eingabefeld "Beruf" öffnet sich ein kleines PopUp-Fenster zur Eingabe des Arbeitgebers.

Agentur:
Mit einem Mausklick auf die kleine Schaltfläche rechts neben dem Feld "Agentur" haben Sie die Möglichkeit, direkt auf den entsprechenden Datensatz zuzugreifen, um diesen zu kontrollieren oder zu bearbeiten.
Ist das Feld noch leer, wurde also noch keine Agentur ausgewählt, dann kann mit Klick auf diese Schaltfläche eine neue Agentur angelegt werden.

Telefonie:
Die Eingabe für die Telefonnummern ist in die drei Zeilen "Festnetz" "Mobil / Auto" und "Telefax" gegliedert. Jede Zeile ist so aufgeteilt, dass es ein Namensfeld mit dem Feldnamen gibt (z.B. "Auto/ Mobil"), ein Eingabefeld für die Telefonnummer und ganz zum Schluss ein kleines Notizfeld zur Nummer. Die Eingabe der Telefonnummer ist nicht normiert. Sie können also die Vorwahl mit Bindeestrich oder Schrägstrich oder einfach nur so an die Rufnummer anhängen. Wichtig für die computergestützte Telefonie ist lediglich nur, dass die komplette Nummer eingegeben wird. Das heißt beispielsweise, dass bei ausländischen Nummer der vollständige Landescode vorangeschrieben wird.
Mit einem Klick auf den Pfeil-Button rechts neben dem Feld jeder Telefonnummer kann zur Unterstützung des Telefonierens die automatische Anwahl und/oder eine Telefonnotiz aktiviert werden. (siehe auch "Telefonieren: Anwahl und Notizen")
mehrere Telefonnummern verwalten
Die Telefonnummern werden in einer Liste verwaltet. Um diese aufzurufen, klicken Sie auf den "weitere Rufnummern"-Button hinter der ersten Zeile. Im Fenster "Weitere Rufnummern für Stammdaten" können Sie nun die Telefonnummern einer Adresse verwalten. Jeder Rufnummer können Sie nun eine Art (z.B. privat oder geschäftlich) und eine Information zuordnen. Wenn mehrere Telefonnummern hinterlegt sind, können die Nummern auch über den Feldnamen in der Adress-Eingabemaske aufgerufen werden. Dazu einfach die Liste, die hinter dem Feldname steht, mit einem Klick auf den Feldnamen ausklappen und die entsprechende Art aus der Liste wählen.
Eine SMS versenden
Mit einem Klick der RECHTEN Maustaste auf den Pfeil-Button rechts neben dem Feld "Mobil/Auto" kann eine SMS verschickt werden. Sobald Sie mit der RECHTEN Maustaste einmal auf den Pfeil-Button klicken verwandelt sich der Pfeil-Button in einen roten SMS-Button. Um die SMS zu schreiben klicken Sie dann einmal mit der LINKEN Maustaste auf den SMS-Button. Nun Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich beim Provider anmelden. Dies können Sie über das Menü "Extras" tun.

E-Mail-Adresse:
hier können mehrere E-Mail-Adressen verwaltet werden.
Eine E-Mail-Adresse eingeben
Sie können die erste E-Mail-Adresse einfach in das leere Feld "E-Mail-Adresse" eingeben. Alle weiteren E-Mail-Adressen geben Sie über den "weitere E-Mail-Adressen" – Button hinter dem Feld "E-Mail-Adresse" ein. Sie können zu jeder E-Mail-Adresse eine kurze Information hinterlegen und diese durch das Feld "Art" kategorisieren.
Eine E-Mail versenden
Mit einem Klick auf den Pfeil-Button rechts neben der E-Mail-Adresse kann eine E-Mail an die Person geschickt werden. Falls Sie noch nie eine E-Mail aus KVV 2.4.0 versendet haben, können Sie hier auch die Einstellungen vornehmen, die für das Versenden von E-Mails vom Programm benötigt werden. Für die E-Mail können über beliebige sogenannte Vorlagedateien vorgefertigte Texte mit Betreff und Nachricht sowie Platzhaltern für die Daten des Empfängers verwendet werden. (siehe auch "Als E-Mail versenden" und "E-Mail versenden (alternativ)")

Web-Adresse:
Mit einem Klick auf den Pfeil-Button rechts neben dem Feld öffnet sich der Standard-Webbrowser (z.B. der Internet-Explorer) und zeigt die eingegebene Webseite an.

Kontonummernprüfung:
Ist die Kontonummer und BLZ eingegeben, dann wird geprüft, ob diese Kontonummer für die eingegebene BLZ gültig ist. Wenn festgestellt wird, dass die Kontonummer laut Prüfverfahren ungültig ist, dann wird dies an einem roten X im Knopf neben der BLZ angezeigt. Eine gültige Kontonummer wird durch ein grünes Häkchen angezeigt.

BLZ:
Ist die eingegebene BLZ gültig (findet sich eine entsprechende Bank im Bankenverzeichnis) dann wird die gefundene Bank als Tooltip angezeigt, wenn Sie mit der Maus über das Feld 'BLZ' stehenbleiben.

IBAN:
Die IBAN wird automatisch aus den in den Feldern "Kontonummer" und "BLZ" eingegebenen Daten zusammengesetzt und in das Feld "IBAN" eingetragen.

Adressarten: (Reiter "Weitere Kundendaten")
Mit den Adressarten haben Sie ein wertvolles Instrument, um bestimmte Kundengruppen zu kennzeichnen, z.B. als 'Geschäftskunden'. Dadurch können Sie später diese Kunden oder Kundengruppen sehr leicht aus dem gesamten Kundenbestand heraussuchen. Suchen können Sie die Kunden dabei sowohl direkt in der Kundenliste mit dem Filter, wie auch beim Ausdruck einer Kundenliste oder beim Export von Kundendaten für Serienbriefe.
Beispiele zu Adressarten sind bereits in der Referenztabelle vorhanden, die aber auch wieder gelöscht und beliebig erweitert werden können.

Vertragsraster: (Reiter "Weitere Kundendaten")
Vertragsraster dienen der Gruppierung verschiedener zusammengehörender Vertragsarten in Gruppen, die hier dem Kunden als Empfehlungs-Vorgabe zugeordnet werden können.
Beispiele zu den Vertragsrastern sind bereits in der Referenztabelle vorhanden, können aber bei den Einstellungen auch wieder gelöscht und beliebig erweitert werden.

Korrespondenz-Funktion
Mit einem Klick auf den kleinen Button mit dem Korrespondenz-Symbol unten im Eingabeschirm öffnet sich der Dialog zur Korrespondenz-Funktion zum Erstellen eines Dokumentes verschiedenster Art (Word, RTF, Excel, E-Mail, Bericht) zum aktuellen Kunden. (siehe auch "Korrespondenz: Dokumente, Briefe, E-Mails")

Referenztabellen

Referenztabellen
Für die folgenden Felder existiert eine Referenztabelle, die über Mausklick auf den Button '...' jeweils rechts neben dem entsprechenden Feld erreicht werden kann:

• Land / PLZ / Wohnort
• BLZ

Für die folgenden Eingabefelder existieren zu Ihrer Arbeitsunterstützung ebenfalls Referenztabellen, die hier aber jeweils als PullDown-Liste per Mausklick im entsprechenden Feld zur Verfügung stehen.
Die nachfolgend aufgeführte Liste zeigt die Felder mitsamt der entsprechenden Quelle:

Anrede:	Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Anreden"
Brief-Anrede:	automatisch erstellt anhand der Anrede
Beruf:	Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Berufe"
Familienstand:	Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Familienstand"
Agentur:	Hauptmenüpunkt "Agentur" - "Liste"
Kurz-Notiz:	Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Notizvorlagen"
Adressarten:	Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Adressarten"

Für alle Referenztabellen gilt: Wenn Sie in diese Tabellen Daten eingeben oder ändern möchten, können Sie das über den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" unter "Referenzdaten" tun (siehe Kapitel "Einstellungen").
Für Berufe und Notizen gilt aber auch, dass bei Eingabe eines noch nicht in der Referenztabelle enthaltenen Begriffs, dieser auf Wunsch automatisch in die entsprechende Tabelle übertragen werden kann, und somit beim nächsten Mal über die Auswahlliste zur Verfügung steht. Diese Automatik läßt sich über "Einstellungen" - "Optionen" im Reiter "Vorgaben" - siehe "Standardwerte und Vorgaben" - ein- bzw. wieder ausschalten.

Hinweis: Sie haben übrigens auch direkt aus der Kundeneingabe einen Schnellzugriff auf die Referenztabellen, indem Sie einfach auf den entsprechenden Bezeichner vor dem Eingabefeld doppelklicken.
Beispiel: Ein Doppelklick auf den Bezeichner "Anrede" öffnet sofort die Referenztabelle zur Eingabe Ihrer Anreden.

Reiter (Zusatzfelder und weitere Kundendaten)

Kundendaten
Hier finden Sie die allgemeinen (wichtigsten) Kundendaten wie Anschrift und sämtliche weitere Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummern, EMail-Adresse und Bankverbindung.

Weitere Kundendaten
Hier sind zusätzliche Informationen wie Notizen und Adressarten sowie Informationen zum Datensatz (erster Kontakt, letzter Kontakt, letzte Änderung) zu finden.

Zusatzfelder
Falls Ihnen weitere Eingabefelder für Kundendaten fehlen, bietet Ihnen KVV eine komfortable Möglichkeit selbst Eingabefelder anzulegen. Diese Funktion finden Sie im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" unter "Zusatzfelder Kunde" (siehe Lektion "Zusatzfelder 'Kunde'" im Kapitel "Einstellungen").

Memo
Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um z.B. irgendwelche Informationen zum Kunden oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Beziehungen
Dieser Reiter dient der Eingabe von Beziehungen wie beispielsweise Familienangehörige, Ansprechpartner oder Mitarbeiter, sowie auch für weitere Adressen und Bankverbindungen zum betreffenden Kunden. Über eine oder mehrere Beziehungen kann eine Person mit einer oder mehreren anderen Personen, die ebenfalls mit all ihren Adress- und Kontaktdaten erfasst werden können, verknüpft werden.
Die möglichen Beziehungen, also z.B. Familie, Ansprechpartner, Privatanschrift, Bankverbindung oder ähnliches, können Sie unter dem Hauptmenüpunkt "Einstellungen" unter "Referenzdaten" ergänzen oder löschen.

Verträge
Hier sehen Sie die eingegebenen Verträge des Kunden. Ändern Sie über diesen Reiter Vertragsdaten oder legen einen neuen Vertrag an, werden diese Daten automatisch auch in die allgemeine Vertragsliste übernommen.

Termine
Hier sehen Sie Termine, die den Kunden betreffen. Ändern Sie über diesen Reiter Termine oder legen einen neuen an, werden diese Termindaten automatisch in die allgemeine Terminliste geschrieben. Die Terminliste finden Sie im Hauptmenü "Kunde" unter "Termine".

History
Hier sehen Sie die bereits abgelegten Termine und andere Ereignisse, die den Kunden betreffen. Ändern Sie über diesen Reiter die Historyliste des Kunden, werden diese Änderungen automatisch in die allgemeine Historyliste geschrieben. Die Historyliste finden Sie im Hauptmenü "Kunde" unter "History".

Dokumente
Hier ist es Ihnen möglich, dem Kunden Dokumente jeglichen Typs zuzuordnen und diese direkt von KVV aus aufrufen und anzeigen zu lassen. Zudem können Sie hier auch Dokumente einscannen und direkt Word-Dokumente zum Kunden erstellen, um zum Beispiel einen Brief an den Kunden zu schreiben.
Eine genaue Beschreibung zur Dokumentfunktion und alle Möglichkeiten dazu finden Sie im Kapitel "Die Dokumentfunktion (Reiter 'Dokumente')".

Beziehungen (Familie, weitere Adressen, ...)

Das Erstellen einer Beziehung
In diesem Beispiel wird zu einem Kunden ein Familienangehöriger (hier: Ehefrau) angelegt.

1. Der betreffende Kunde wird geöffnet und der Reiter "Beziehungen" angeklickt, so dass die Liste mit den Beziehungen des Kunden angezeigt wird.
2. Mit Klick auf den Neueingabe-Button unter der Liste öffnet sich das Fenster "Beziehung", mit dem Sie eine neue Beziehung anlegen können.
3. Die Felder "Stammbeziehung" und "Name, Adresse" in der oberen Hälfte des Fensters sind schon befüllt und müssen nicht verändert werden: Die "Stammbeziehung" wird automatisch entsprechend der gewählten "Beziehung" geändert, das Feld "Name, Adresse" zeigt zur Orientierung nochmals die Person an.
4. Wählen Sie aus der ausklappbaren Liste im Feld "Beziehung" die Beziehung "Familie: Ehegattin" aus. Die Stammbeziehung wird nun automatisch in "Familie: Ehegatte" geändert.
5. Neben dem unteren Feld "Name, Adresse" können Sie über den '...'-Button eine bereits angelegt Person bzw. Adresse auswählen oder über den kleinen Button mit dem Kundensymbol daneben - Tooltip: "Adresse zur Beziehung anlegen bzw. zum Bearbeiten öffnen" - eine neue Adresse als Anschrift der Ehefrau eingeben.
6. Legen Sie hier eine neue Person an, dann ist die Anschrift der Stammbeziehung automatisch eingetragen, kann hier aber natürlich beliebig verändert und ergänzt werden. Klicken Sie dann zum Anlegen der neuen Person/Adresse auf den OK-Button des Fensters "Neue Beziehung 'Familie:Ehegattin'".
7. Speichern Sie abschließend die neue Beziehung mit Klick auf den OK-Button des Fensters "Beziehung". Damit erscheint die Beziehung als Eintrag in der Beziehungen-Liste des Kunden (Reiter "Beziehungen") und in der Liste "Personen-Gesamtübersicht".

Telefonieren: Anwahl und Notizen

1. Sie können eine automatische Anwahl über TAPI (Wählhilfe) aktivieren: damit wird die Telefonnummer über die TAPI-Schnittstelle an das Telefon übergeben, so dass direkt von KVV aus gewählt werden kann.
2. Sie können zum Telefonieren eine Telefonnotiz anzeigen lassen: damit wird ein Fenster geöffnet zur Eingabe einer Notiz zum Telefonat. Diese Telefonnotiz kann dann als Termin oder als History-Eintrag (Ereignis) abgelegt werden.

Der Dialog 'Telefonnotiz'

Die Eingabefelder

Datum und Uhrzeit: Bereits beim Öffnen der Telefonnotiz sind Datum und Uhrzeit bereits eingetragen, so dass die Notiz sofort als History-Eintrag mit aktuellem Zeitpunkt verwendet werden kann. Aber natürlich können Datum und Uhrzeit noch beliebig verändert werden, um beispielsweise sofort nach dem Telefonat einen abgemachten Termin einzutragen.

Priorität und Bearbeiter: Die beiden Felder Priorität und Bearbeiter dienen nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung eines Termins oder History-Eintrags und können dann beispielsweise zum späteren Filtern und Sortieren in der Termin- bzw. Historyliste verwendet werden, wenn die Telefonnotiz entsprechend gespeichert wurde.

Grund: Hier sollte ein kurzer Hinweis zum Grund des Telefonats eingetragen werden.

Bemerkung: Hier können Sie quasi als Notizzettel während des Telefonierens einen beliebigen Fließtext eingeben. Nach dem Telefonat kann die Notiz dann entweder verworfen, also gelöscht, oder als Termin oder in der History gespeichert werden.

Telefonnotiz speichern

Die Telefonnotiz kann nach dem Telefonat natürlich gelöscht werden, indem Sie dann einfach auf den Button Abbrechen klicken.

Mit einem Klick auf den Button als Termin speichern wird die Telefonnotiz als Termin bei der entsprechenden Adresse angelegt und steht wie alle anderen Termine auch in der Terminliste zur Verfügung.

Mit einem Klick auf den Button in History speichern dagegen wird die Telefonnotiz einfach zum Dokumentieren des Telefonats als Eintrag in der Historyliste der entsprechenden Adresse eingetragen.

Korrespondenz: Dokumente, Briefe, E-Mails

Aufrufen können Sie die Korrespondenz-Funktion entweder direkt aus dem Postbuch (aus dem Hauptmenü "Kunde" als Menüpunkt "Korrespondenz...") mit Klick auf den Neueingabe-Button oder besser noch aus der Kundenliste (mit Serienbrief-Funktionalität) oder der Kundeneingabe (OHNE Serienbrief-Funktionalität), jeweils mit dem kleinen Button mit dem Korrespondenz-Symbol (empfohlene Vorgehensweise).

Der Dialog zur Korrespondenz-Funktion

Die Eingabefelder

Dokumenttyp: Hier legen Sie den Typ des Dokumentes fest, welches erstellt werden soll. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Word, RTF, Excel, E-Mail und Bericht. Je nach gewähltem Typ wird der bei den Optionen festgelegte Vorlage- und Dokumentordner eingetragen und kann dann eine entsprechende Vorlagedatei ausgewählt werden.

Vorlagenordner: Hier wird der für den gewählten Typ festgelegte Vorlagenordner angezeigt. Geändert werden können die Vorlagenordner nur über die Einstellungen - siehe Lektion "Ordner-Definitionen" im Kapitel "Einstellungen".

Vorlagedatei: Über den ersten der beiden kleinen Buttons direkt neben dem Feld "Vorlagedatei" wählen Sie nun die gewünschte Vorlagedatei zum Erstellen des Dokuments. Die Vorlagedatei wird dann in das Feld eingetragen. Durch den zweiten Button mit Blatt Papier und Lupe neben dem Feld "Vorlagedatei" ist es noch möglich, die Vorlagedatei mit der damit verknüpften Anwendung zu öffnen und zu bearbeiten.

Dokumentordner: Hier wird der für den gewählten Typ festgelegte Dokumentordner angezeigt. Hier wird das erstellte Dokument dann abgelegt. Auch die Dokumentordner können über die Einstellungen - siehe Lektion "Ordner-Definitionen" im Kapitel "Einstellungen" geändert werden.

Dateiname: Der Dateiname wird eigentlich immer vorgeschlagen und kann gut wie vorgeschlagen verwendet werden. Wenn nötig kann der Dateiname aber auch hier noch manuell geändert werden.

Absender (Agentur): Als Absender wird automatisch die beim als Empfänger ausgewählten Kunden eingetragene Agentur verwendet. Über den Button '...' rechts neben dem Absender kann aber auch eine andere Agentur ausgewählt bzw. wieder geändert werden.

Empfänger (Kunde): Der Empfänger dieses Dokuments muss in jedem Fall angegeben werden. Haben Sie die Korrespondenz-Funktion bereits von einem bestimmten Empfänger gestartet (aus der Kundenliste bzw. der Kundeneingabe), dann ist dieser Empfänger bereits hier eingetragen. Über den Button '...' kann ein Empfänger ausgewählt bzw. wieder geändert werden.
Hinweis: Bei Serienbrief-Funktionalität können auch mehrere Empfänger ausgewählt sein. Dann sind in dieser Auswahlliste eben mehrere Empfänger eingetragen. Das Dokument wird immer für jeden hier eingetragenen Empfänger erstellt.

Betreff (Vertrag): Als Betreff kann über den Button '...' rechts neben dem Betreff ein Vertrag des als Empfänger ausgewählten Kunden gewählt werden. Dann stehen die Vertragsdaten ebenfalls für die Dokumentvorlage zur Verfügung.

Betreff (Vers.Ges.): Wird ein Vertrag als Betreff ausgewählt, dann wird automatisch die betreffende Gesellschaft hier eingetragen, womit auch die Daten der Gesellschaft für die Dokumentvorlage zur Verfügung stehen.

Bemerkung: Sie können hier eine Bemerkung zum Dokument eingeben, die dann in der Korrespondenzliste mit angezeigt wird.

Speichern: Hier können Sie wählen, ob das erstellte Dokument beim Empfänger gespeichert werden soll, oder nur ein History-Eintrag zur Dokument-Erstellung eingetragen wird oder aber ob das Dokument gar nicht gespeichert werden soll.

Dokument...: Hier geben Sie an, was mit dem erstellten Dokument noch geschehen soll: direkt nach der Erstellung drucken, sofort mit der entsprechenden verknüpften Anwendung öffnen, oder als Anlage in einer E-Mail versenden.

Zum Schreiben einer E-Mail-Nachricht können Sie alternativ zum Korrespondenz-Button auch auf den Pfeil-Button rechts neben dem Feld E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers klicken. Dabei kann dann wahlweise eine E-Mail wie gerade beschrieben erstellt werden, oder aber über einen alternativen E-Mail-Dialog (nur für E-Mails).

Mehr zu dieser Korrespondenz-Funktion finden Sie im Kapitel "Dokumente/Briefe/E-Mails" in den Lektionen "Korrespondenz/Postbuch (Word, RTF, Excel, E-Mail, Bericht)" und "Als E-Mail versenden".

Die Kundenliste

Eine allgemeine Beschreibung zur Bedienung von Listen in KVV finden Sie im Kapitel "Listenbedienung".

Filtern über den Komfortfilter

Suchbegriff: Hier können Sie einen Suchbegriff eingeben, nach dem dann Kunden gesucht werden. Dafür können Sie sowohl den ganzen Suchbegriff (in der Regel den Namen) eingeben, wie auch nur einen Teil davon.
Beispiel: Geben Sie als Suchbegriff 'MUSTERMANN' ein, dann werden alle Kunden mit dem Suchbegriff 'Mustermann' in der Liste angezeigt. Geben Sie als Suchbegriff einfach nur ein 'A' ein, dann werden in der Liste alle Kunden mit A beginnend aufgelistet.

Strasse/Postfach: Hier können Sie eine Strasse eingeben, nach der die Kunden gefiltert werden sollen. Auch hier können Sie wieder sowohl den ganzen Straßennamen als auch nur einen Teil davon eingeben.

Land: Hier können Sie das Land eingegeben, nach welchem die Kunden gefiltert werden sollen.

PLZ: Hier können Sie eingeben, nach welcher Postleitzahl die Kunden gefiltert werden sollen. Dann werden nur noch alle die Kunden in der Kundenliste angezeigt, auf die diese Postleitzahl zutrifft. Dabei können Sie auch nur einen Teil der Postleitzahl eingeben. Bei Eingabe von z.B. '7' werden alle Kunden im Postleitzahlbereich '70000' bis '79999' aufgelistet.

Agentur: Hier können Sie die betreuende Agentur auswählen, nach der die Kunden gefiltert werden sollen. Es werden dann nur die Kunden in der Liste angezeigt, bei denen die eingegebene Agentur als die betreuende definiert wurde (im Reiter 'Weitere Kundendaten' in der Kundeneingabe).

Notiz: Hier können Sie einen beliebigen Begriff eingeben. Es werden dann nur alle die Kunden in der Kundenliste angezeigt, die diesen Begriff irgendwo in der Notiz enthalten haben.

Drucken der Kundenliste

• Wenn Sie nicht die gesamte Liste drucken wollen, können Sie eine Filterabfrage durchführen. (siehe Kapitel "Filtermöglichkeiten")
• Sie können die Sortier-Funktion nutzen, um die Datensätze in einer bestimmten Sortierfolge zu drucken. (siehe auch Lektion "Sortieren")
• Mit der Maus lassen sich die Spaltenbreiten leicht verändern.
• Wenn Sie eine Spalte nicht mit ausdrucken möchten, minimieren Sie die Spaltenbreite, so dass sie nicht angezeigt wird.

Serienbriefe, Serien-E-Mails

Eine zweite Möglichkeit zum Erstellen von Serienbriefen ist in der Lektion "Serienbriefe über den Export" beschrieben.

Exportieren von Kundendaten

1. Filtern Sie aus der Gesamtliste die gewünschte Gruppe (siehe Kapitel "Filtermöglichkeiten")
2. Markieren Sie entweder alle oder aber die gewünschten Datensätze (siehe Lektion "Markieren")
3. Öffnen Sie das Export-Fenster aus "Bearbeiten" - "Export" oder aus dem Kontextmenü mit Mausklick rechts
4. Wählen Sie die Felder, die exportiert werden sollen (z.B. Anrede und Anschrift für Serienbriefe)
5. Wählen Sie das Dateiformat, wohin exportiert werden soll
6. Starten Sie den Export mit Klick auf OK

Erweitertes Suchen von Kunden

Dabei können Sie jeweils Kunden mit bestimmten Verträgen oder auch Kunden OHNE bestimmte Verträge schnell und einfach finden. Als Ergebnis der Suche liefert Ihnen KVV eine Liste aller Kunden mit den entsprechenden Bedingungen. Diese Liste bietet dann wiederum sämtliche bereits beschriebenen Möglichkeiten zur Eingabe und Änderung sowie zum Filtern, Drucken und Exportieren der Kundendaten.

Die Kundensuche

Eigenschaften:
Hier können Sie die Eigenschaften der gesuchten Kunden festlegen. Folgende Eingabemöglichkeiten haben Sie dabei:
Rolle: Hier wählen Sie, ob Sie nur nach Kunden, oder auch nach Interessenten oder nach allen Adressen suchen möchten.
Adressart: Mit Hilfe der zwei Eingabefelder für Adressarten, der eine Referenztabelle zugrunde liegen, können Sie nach Kunden mit der einen oder der anderen Adressart suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird automatisch nach Kunden mit der einen Adressart gesucht. Dabei werden auch Kunden berücksichtigt, welche diese gesuchte Adressart und noch andere besitzen.
Geburtstag: Sie können einen bestimmten Zeitraum, in der die Geburtstage der Kunden liegen, eingeben. Wenn Sie Kunden suchen, die alle am gleichen Tag Geburtstag haben, füllen Sie beide Datumsfelder mit dem gleichen Datum.

Kunde mit:
Dieser kleine Teil des Dialogs "Suche nach Kunden mit..." besteht lediglich aus zwei Optionsfeldern, von denen je nach Wahl eines aktiv ist. Aktivieren Sie die Option "keinem Vertrag" wird nach Kunden gesucht, die keinen Vertrag mit den gewählten Eigenschaften haben. Aktivieren Sie "mindestens einem Vertrag" wird nach Kunden gesucht, die mindestens einen Vertrag mit den gewählten Eigenschaften haben.

Vertragseigenschaften:
Den Eingabefeldern "Vertragsart", "Gesellschaft", "Agentur" und "Merker" liegen zu Ihrer Arbeitsunterstützung jeweils eine Referenztabelle zugrunde. Jedes Eingabefeld ist doppelt vorhanden, somit können z.B. Sie nach Kunden mit bzw. ohne Verträge der einen oder der anderen Vertragsart suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird automatisch nach Kunden mit bzw. ohne Verträgen der einen gewählten Vertragsart gesucht.
Sie können auch Kunden suchen mit bzw. ohne Verträge, deren Abschlussdatum oder Vertragsbeginn oder Vertragsablauf in einem bestimmten Zeitraum liegt. Wenn Sie dagegen Kunden suchen mit bzw. ohne Verträge, deren Abschlussdatum (oder Vertragsbeginn oder Vertragsablauf) an einem bestimmten Tag und eben nicht in einem bestimmten Zeitraum liegen, dann füllen Sie einfach beide betreffende Datumsfelder mit dem gleichen Datum.
Ist die Option "lfd Eigenvertrag" aktiviert, werden alle Kunden mit wenigstens einem laufenden (lebenden) Eigenvertrag, also OHNE Merker "Storniert", "Abgelaufen", "Beitragsrückstand", "Beitragsfrei", "Fremdvertrag", im Suchergebnis aufgelistet. Damit werden also Kunden, welche NUR abgelaufene, stornierte oder Fremdverträge besitzen, von der Suche ausgeschlossen.

Die Rasteranalyse

Eigenschaften:
Hier können Sie die Eigenschaften der gesuchten Kunden festlegen. Folgende Eingabemöglichkeiten haben Sie dabei:
Rolle: Hier wählen Sie, ob Sie nur nach Kunden, oder auch nach Interessenten oder nach allen Adressen suchen möchten.
Adressart: Mit Hilfe der zwei Eingabefelder für Adressarten, der eine Referenztabelle zugrunde liegen, können Sie nach Kunden mit der einen oder der anderen Adressart suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird automatisch nach Kunden mit der einen Adressart gesucht. Dabei werden auch Kunden berücksichtigt, welche diese gesuchte Adressart und noch andere besitzen.
Geburtstag: Sie können einen bestimmten Zeitraum, in der die Geburtstage der Kunden liegen, eingeben. Wenn Sie Kunden suchen, die alle am gleichen Tag Geburtstag haben, füllen Sie beide Datumsfelder mit dem gleichen Datum.
Vertragsraster: Mit Hilfe der zwei Eingabefelder für die Vertragsraster, der ebenfalls eine Referenztabelle zugrunde liegen, können Sie nach Kunden mit dem einen oder dem anderen Vertragsraster suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird nur dieser eine Vertragsraster bei der Suche berücksichtigt.

Kunde mit:
Dieser Hauptteil des Dialogs "Rasteranalyse: Suche nach Kunden mit..." besteht aus neun verschiedenen Suchmöglichkeiten:

• überhaupt keinem zugeordneten Vertragsraster
• keinem der gewählten Vertragsraster
• mindestens einem der gewählten Vertragsraster
• beiden der gewählten Vertragsraster
• fehlenden Verträgen bezüglich der gewählten Vertragsraster
• fehlenden Verträgen in irgendeinem der zugeordneten Vertragsraster
• mindestens einem vorhandenen Vertrag bezüglich der gewählten Vertragsraster
• sämtlich vorhandenen Verträgen bezüglich der gewählten Vertragsraster
• sämtlich vorhandenen Verträgen in allen zugeordneten Vertragsraster

Terminverwaltung

1. Termine für Kunden
2. Termine (Wiedervorlagen) für Verträge
3. Termine für Agenturen
4. Terminerinnerung bei KVV-Start
5. Terminerinnerung an der Uhrzeit
6. Terminkalender mit verschiedenen Ansichten
7. History für vergangene/erledigte Termine

1. Wird ein Termin für einen Kunden eingetragen, dann erscheint dieser Termin automatisch auch bei der betreuenden Agentur.
2. Wird zu einem Vertrag ein Termin/Wiedervorlage eingetragen, dann erscheint dieser Termin automatisch auch sowohl bei dem entsprechenden Kunden wie auch bei der entsprechenden Agentur.
3. Termine können jeweils im Reiter "Termine" im entsprechenden Eigenschaftenfenster des Kunden, Vertrages und/oder Agentur bearbeitet werden wie auch direkt im Terminkalender und in der jeweiligen Gesamtterminliste (Hauptmenü "Kunde" bzw. "Vertrag" oder "Agentur" als Menüpunkt "Termine...").

Eingeben/Ändern eines Termins

Die Eingabefelder

Termin und Uhrzeit: Das Datum eines Termins muss natürlich eingegeben werden, sonst macht ein Termin keinen Sinn. Die Uhrzeit hingegen muss nur eingegeben werden, wenn Sie zu einer bestimmten Uhrzeit an den Termin erinnert werden möchten (Terminüberwachung). Ist die Dauer des Termins bekannt und wichtig, dann kann ein Ende Datum und Uhrzeit eingetragen werden.

Priorität und Bearbeiter: Die beiden Felder Priorität und Bearbeiter dienen nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung eines Termins und können dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Terminliste verwendet werden. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einem neuen Termin automatisch eingetragen.

Automatik: Mit der Automatik legen Sie fest, was mit dem Termin geschehen soll, wenn das Termindatum erreicht wird (mehr dazu siehe nächsten Absatz "Automatische Aktionen bei Erreichen des Termindatums").
Generell gilt aber: Was immer im Feld "Automatik" ausgewählt wurde wird erst relevant, wenn das Termindatum erreicht ist. Je nach gewählter Aktion geschieht entweder gar nichts, oder aber der Termin wird in der Terminerinnerung "Fällige Termine" beim Start von KVV angezeigt, wobei die hier gewählte Aktion dann vorgegeben ist.
Hinweis: Bei "Einstellungen" - "Optionen" im Reiter "Vorgaben" - siehe "Standardwerte und Vorgaben" - können Sie einstellen, wie die Termin-Automatik für neue Termineinträge vorgegeben werden soll.

Grund: Hier kann ein beliebiger Termingrund eingetragen werden (Kurztext). Möglicherweise möchten Sie den Termingrund kategorisieren oder vereinheitlichen. Dann können Sie mit der Referenzautomatik bei den Optionen - siehe "Standardwerte und Vorgaben" - einstellen, dass hier eingegebene Texte in der Liste gespeichert werden und damit zur Auswahl zur Verfügung stehen.

Lokation: Abhängig von der Adresse, bei der Sie den Termin eingetragen haben, wird die Lokation - der Ort, wo der Termin stattfinden soll - automatisch mit Ort und Strasse dieser Adresse gefüllt. Natürlich kann die Lokation hier aber beliebig geändert werden.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um z.B. irgendwelche Informationen zum Termin oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Intervall: Die Felder "Folgetermin setzten" und "Intervall" gehören zusammen. Mit diesen können Terminintervalle gesetzt werden. Ein Beispiel für Terminintervalle: Ein Entsorgungsunternehmen hat einen Kunden, bei dem es die Container jede Woche im neuen Jahr leeren soll. Dieser Terminintervall wird dann wie folgt eingetragen:

• Das Feld "Folgetermin setzten" wird mit einem Häkchen versehen.
• Als Intervall wird dann 1 eingetragen und "Woche" ausgewählt.
• Nun werden die nächsten Termine automatisch nach Vorbild des ersten Termins gesetzt. Das bedeutet, dass die Inhalte aller Felder für alle anderen Termine so übernommen werden. Die Datumsfelder werden natürlich angepasst.

Automatische Aktionen bei Erreichen des Termindatums

Folgende Aktionen stehen zur Auswahl:

• "Termin stehen lassen": Mit dem Termineintrag geschieht nichts; er bleibt in der Liste stehen, auch wenn das Datum erreicht ist (es gibt hier also keine Terminerinnerung).
• "nachfragen": Dieser Termin erscheint beim Start von KVV in der Liste "Fällige Termine", und zwar so lange, bis Sie eine endgültige andere Aktion wählen.
• "auf heute legen": Dieser Termin erscheint beim Start von KVV in der Liste "Fällige Termine", und zwar voreingestellt mit dieser Aktion: der Termin wird auf den heutigen Tag gelegt. Damit bleibt ein Termin immer aktuell, bis er endgültig bearbeitet und gelöscht wird.
• "auf morgen legen": Der Termin wird auf den morgigen Tag gelegt.
• "in History verschieben": Der Termineintrag wird in die entsprechende Historyliste verschoben.
• "löschen": Der Termineintrag wird endgültig gelöscht, wenn diese Aktion beim Start von KVV in der Liste "Fällige Termine" bestätigt wird.

Mögliche Verwendung: wenn Sie die automatische Terminerinnerung beim Starten gar nicht verwenden möchten, sondern immer über die Terminliste oder den Terminkalender gehen, dann können Sie alle Termine auf "stehen lassen" setzen.
Alternativ dazu könnten Sie als vorgegebene Aktion "stehen lassen" wählen und immer nur die allerwichtigsten Ihrer Termine bei der Eingabe auf "nachfragen" ändern. Dann bearbeiten Sie Ihre Termine normalerweise über die Terminliste oder den Terminkalender, bei wichtigen Terminen werden Sie zusätzlich noch beim Programmstart erinnert.

Keinesfalls sollten Sie diese Aktion "stehen lassen" dazu verwenden, einen erledigten Termin aufzubewahren, also zu archivieren. Dazu ist die History vorgesehen: Verschieben Sie erledigte Termine in die History, dann haben Sie eine Übersicht über alle erledigten Termine und wissen, was alles gelaufen ist.

Serien-Termine und Serien-Ereignisse
Falls Sie einen Termin mehreren Adressen zuordnen möchten, da Sie eben diesen Termin mit mehreren Personen haben, gehen Sie wie folgt vor:

• In der Liste: Markieren Sie die gewünschten Personen.
• Klicken Sie auf den bunten Korrespondenz-Button unten links.
• Im Fenster: Wählen Sie im Feld "Dokumenttyp" den Typ "Termin" aus.
• Nun stehen diese Felder mit folgenden Funktionen zur Verfügung:
  Beschreibung: Hier können Sie eine kurze Beschreibung des Termins eingeben. Diese wird dann in der Terminliste angezeigt.
  Termin: Mit dem Terminfeld haben Sie zwei Verwendungsmöglichkeiten, die auch kombiniert - also zusammen verwendet - werden können: Erstens ist der Termin in der Vorlage als Variable verwendbar. Auch der Termingrund (das Eingabefeld hinter dem Terminfeld) ist als Variable in den Vorlagen verwendbar. Zweitens wird der eingegebene Termin automatisch beim Empfänger gespeichert und in der Terminliste eingetragen, wenn das Häkchen zwischen Termin und Termingrund gesetzt ist.
• Sobald Sie auf den OK-Button klicken, wird der Termin in die Terminliste eingetragen.

Reiter "Dokumente"
Hier ist es Ihnen möglich, dem Termin Dokumente jeglichen Typs zuzuordnen und diese direkt von KVV aus aufrufen und anzeigen zu lassen. Zudem können Sie hier auch Dokumente einscannen und direkt Word-Dokumente zum Termin erstellen.
Eine genaue Beschreibung zur Dokumentfunktion und alle Möglichkeiten dazu finden Sie im Kapitel "Die Dokumentfunktion (Reiter 'Dokumente')".

Die Terminliste

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel "Listenbedienung" beschrieben.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminliste aktivieren. Damit werden dann in dieser Terminliste nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Terminerinnerung beim Starten

1. eine andere Aktion als "Termin stehen lassen" eingetragen haben und
2. das Datum ihrer Fälligkeit erreicht oder bereits überschritten haben.

Die empfohlene Vorgehensweise ist, dass jedem Termin zumindest die Aktion "Nachfragen" zugeordnet wird. Diese Aktion ist deshalb auch voreingestellt (siehe Optionen "Standardwerte und Vorgaben").
Wird ein Termin fällig, dann wird er z.B. im Laufe des Tages bearbeitet und entsprechend gelöscht oder in die History verschoben.
Bleibt ein Termin stehen, dann erscheint dieser am nächsten Tag automatisch wieder in dieser Liste der fälligen Termine, wo dann erneut entschieden werden kann, ob wiederum nachgefragt werden soll, oder ob der Termin nun gelöscht oder verschoben werden soll.

Folgende Aktionen stehen zur Auswahl:

• "nachfragen": Dieser Termin erscheint beim nächsten Start von KVV wieder in der Liste "Fällige Termine", und zwar so lange, bis Sie eine endgültige andere Aktion wählen.
• "löschen": Der Termineintrag wird endgültig gelöscht. ACHTUNG: er wird komplett gelöscht, auch in der Terminliste selbst.
• "stehen lassen": Mit dem Termineintrag geschieht nichts; er bleibt einfach in der Terminliste stehen, erscheint aber nicht mehr in dieser Liste "Fällige Termine". Somit werden Sie nicht mehr beim Starten von KVV an diesen Termin erinnert werden.
• "auf heute legen": Der Termin wird auf den heutigen Tag gelegt.
• "auf morgen legen": Der Termin wird auf den morgigen Tag gelegt.
• "in History verschieben": Der Termineintrag wird in die entsprechende Historyliste verschoben und damit aus der Terminliste gelöscht.

Hinweis zur Aktion "Termin stehen lassen"
Diese Aktion sollte mit Bedacht gewählt werden und ist eigentlich nicht empfohlen. An einen solchen Termin werden Sie nie erinnert, er bleibt einfach in der Terminliste stehen. Mit anderen Worten: solche Termine müssen Sie selbst aktiv bearbeiten und Sie müssen selbst daran denken.

Mögliche Verwendung: wenn Sie die automatische Terminerinnerung beim Starten gar nicht verwenden möchten, sondern immer über die Terminliste oder den Terminkalender gehen, dann können Sie alle Termine auf "stehen lassen" setzen.
Alternativ dazu könnten Sie als vorgegebene Aktion "stehen lassen" wählen und immer nur die allerwichtigsten Ihrer Termine bei der Eingabe auf "nachfragen" ändern. Dann bearbeiten Sie Ihre Termine normalerweise über die Terminliste oder den Terminkalender, bei wichtigen Terminen werden Sie zusätzlich noch beim Programmstart erinnert.

Keinesfalls sollten Sie diese Aktion "stehen lassen" dazu verwenden, einen erledigten Termin aufzubewahren, also zu archivieren. Dazu ist die History vorgesehen: Verschieben Sie erledigte Termine in die History, dann haben Sie eine Übersicht über alle erledigten Termine und wissen, was alles gelaufen ist.

Terminerinnerung an der Uhrzeit

1. Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" und wählen den Menüpunkt "Eigenschaften". Es öffnet sich ein Untermenü. Darin klicken Sie auf den Untermenüpunkt "Terminüberwachung". Es öffnet sich das Fenster "Terminüberwachung".
2. Hier können Sie nun bei "Intervall der Terminüberwachung in Sekunden" eingeben, wie oft das System Termine auf ihre Fälligkeit überprüfen soll. In "Zeitraum der überwachten Termine in Minuten" können Sie eingeben, wie viele Minuten vor der Uhrzeit des fälligen Termines Sie vom System erinnert werden möchten.
3. Klicken Sie nun auf den OK-Button, um die Funktion zu aktivieren.

Es ist logisch, dass Sie nur an einen Termin erinnert werden können, bei dem auch eine Uhrzeit eingetragen wurde. Termine ohne Uhrzeit werden hier nicht beachtet.
Wird die Zeit erreicht, zu der ein Termin ansteht, dann erscheint ein PopUp-Fenster "Termin anzeigen" mit den Termindaten (Datum, Uhrzeit, Beschreibung, ...). Über zwei Buttons Agentur und Kunde können Sie sich auch die Agentur- und Kundendaten zum Termin anzeigen lassen.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminüberwachung aktivieren. Damit werden Sie dann nur an Termine für diesen bestimmten Bearbeiter erinnert.

Umgang mit der Terminerinnerung
Je nachdem, ob Sie den Termin sofort wahrnehmen bzw. erledigen oder erst später darangehen, möchten Sie die Terminerinnerung erst einmal schließen und vielleicht später noch einmal daran erinnert werden - oder auch nicht.

Diese Möglichkeiten haben Sie mit einem automatisch angezeigten Termin:

1. Kurz wegdrücken, später noch mal erinnern
   Entweder: auf Priorität 1 setzen. Damit werden Sie auch dann an den Termin erinnert, wenn er eigentlich bereits vorbei ist.
   Oder: die Uhrzeit einfach ein paar Minuten vorstellen. Dann werden Sie zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   Oder: das Datum auf einen späteren Tag stellen. Dann werden Sie erst an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   

2. Wegdrücken und nicht mehr erinnern
   Entweder: die Uhrzeit entsprechend nach hinten stellen. Dann werden Sie nicht mehr an den Termin erinnert (Ausnahme: Priorität 1 Termine).
   Oder: die Uhrzeit ganz wegnehmen, also das Häkchen entfernen. Dann werden Sie auch bei Priorität 1 Terminen nicht mehr an den Termin erinnert.
   Oder: die Automatik in 'Termin stehen lassen' ändern. Dann bleibt der Termin zwar in der Terminliste stehen, Sie werden aber nicht mehr an den Termin erinnert. Achtung: ein solcher Termin erscheint dann auch nicht mehr in der Liste "Fällige Termine" (Terminerinnerung beim Starten).
   

Der Terminkalender

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für den Terminkalender aktivieren. Damit werden dann in diesem Terminkalender nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Die verschiedenen Ansichten
Jede Ansicht hat ihre besonderen Vorteile, was die Darstellung der Termine betrifft. Die Funktionalitäten sind überall die gleichen: in jeder Ansicht können Termine angelegt, bearbeitet, verschoben und gelöscht werden.

Die Tagesansicht zeigt alle Termine eines einzelnen Tages.
Vorteil: es werden alle Termine ziemlich übersichtlich und vollständig dargestellt. Termine können einfach per Ziehen mit der Maus innerhalb diesen Tages auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Arbeitswoche zeigt in einer ähnlichen Darstellung wie die Tagesansicht nicht nur einen Tag, sondern alle definierten Arbeitstage einer ganzen Woche.
Vorteil: die immer noch übersichtlich dargestellten Termine können schön per Ziehen mit der Maus innerhalb dieser Woche auch auf einen anderen Tag und auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Wochenübersicht zeigt immer eine komplette Woche, in einer aus MS-Outlook bekannten Darstellung.
Vorteil: vollständigere Textdarstellung der einzelnen Termine. Die Darstellung der Uhrzeiten der einzelnen Termine ist dafür nicht mehr so übersichtlich.

Die Monatsübersicht zeigt einen kompletten Monat in einer Übersicht, bei der dann natürlich nicht immer alle Termine eines bestimmten Tages zu sehen sind.
Vorteil: es werden alle Termine eines ganzen Monats dargestellt. Damit können Termine auch einfach innerhalb des Monats per Ziehen mit der Maus verschoben werden, wenn auch ohne Änderung der Uhrzeit.

Die Funktionen

Einen neuen Termin anlegen:
Das geht immer mit rechter Mausklick in einem freien Platz innerhalb des Kalenders. Aus Tagesansicht und Arbeitswoche legt auch ein Doppelklick einen neuen Termin an, aus Wochen- und Monatsübersicht nur, wenn bei den Einstellungen entsprechend eingestellt. Interessant ist noch die Möglichkeit in der Tagesansicht und Arbeitswoche, einfach mit Markieren eines bestimmten Zeitraums durch Ziehen mit der Maus einen Termin genau für diesen markierten Zeitraum anzulegen. Das geht aus der Arbeitswoche selbst über mehrere Tage innerhalb dieser Woche.

Einen Termin ändern:
Ändern können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit einem Doppelklick in diesen Termin, oder mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin bearbeiten" im Auswahlmenü. Der Termingrund kann auch direkt im Kalender geändert werden: einfach einmal in den Termin klicken und hier bearbeiten, dann Speichern mit der Eingabetaste (Enter).

Einen Termin verschieben:
Abgesehen vom Verschieben eines Termines über eine entsprechende Änderung des Termindatums und Uhrzeit gibt es noch die Möglichkeit, direkt im Kalender einen Termin mit einem Mausklick festzuhalten und auf eine andere Position zu verschieben. Abhängig von der aktuellen Ansicht gibt es dabei die unterschiedlichen, bereits bei den Ansichten beschriebene Möglichkeiten:

• Tagesansicht: Verschieben innerhalb desselben Tages auf eine andere Uhrzeit
• Arbeitswoche: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche auf einen anderen Tag und eine andere Uhrzeit
• Wochenübersicht: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche OHNE Änderung der Uhrzeit
• Monatsübersicht: Verschieben innerhalb des angezeigten Monats OHNE Änderung der Uhrzeit

Einen Termin löschen:
Löschen können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin löschen" im angezeigten Auswahlmenü.

Einstellungen
Mit Klick auf den kleinen bunten Knopf oben rechts im Kalender öffnet sich der Dialog für die Terminkalender-Einstellungen mit folgenden Möglichkeiten:

Startverhalten: Hier wählen Sie, welcher der Ansichten des Kalenders beim Starten des Kalenders zuerst geöffnet sein soll.

Arbeitswoche: Hier legen Sie fest, welche Tage zu einer Arbeitswoche gehören und welcher Zeitraum die Arbeitszeit umfasst.

Wochen- und Monatsübersicht: Hier definieren Sie, was bei einem Doppelklick auf eine freie Fläche eines Tages in der Wochen- und Monatsübersicht geschehen soll: Einen neuen Termin eintragen oder die Tagesansicht oder die Arbeitswoche anzeigen.

Importieren von Adressen

Datenimport aus Access, Excel oder dBase

Als Beispiel werden eine Access-Datenbank 'Testadressen.mdb', eine Excel-Tabelle 'Testadressen.xls' und eine dBase-Datenbank 'ADRESSEN.DBF' mitgeliefert.

Das Wichtigste nun ist die Zuordnung der einzelnen Felder aus Ihrer Import-Tabelle zu jeweils einem Feld der Ziel-Tabelle 'KUNDEN'. Damit legen Sie zum einen fest, welche Felder überhaupt, und in welche Felder der Kundentabelle Ihre Daten importiert werden.
Diese Zuordnung geht sehr einfach durch Markieren der beiden Felder und Klick auf den Button > oder einem Doppelklick auf eines der beiden Felder. Zur Vereinfachung wird beim Markieren eines Feldes der Import-Tabelle sofort auch ein Feld mit diesem Namen in der Ziel-Tabelle markiert, sofern es ein solches Feld dort gibt.
Möchten Sie eine Zuordnung rückgängig machen, dann genügt ein Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Liste mit den Feld-Zuordnungen oder Markieren des Eintrags und Klick auf den Button < .

Mit Klick auf den OK-Button wird der Import dann durchgeführt.

Datenimport aus einer Textdatei

1. Der Import einer einzelnen Adresse:
   Dabei stehen die Felder mit Feldnamen und Inhalt untereinander in der Textdatei, jeweils in einer eigenen Zeile, Feldnamen und Inhalt durch Doppelpunkt getrennt. Als Beispiel dazu wird eine Datei 'schuster.txt' mitgeliefert.

2. Der Import mehrerer Adressen:
   Dabei stehen in der ersten Zeile die Feldnamen mit Semikolon ';' getrennt, angeführt mit der Kennzeichnung 'FELDER:'. In allen weiteren Zeilen stehen dann jeweils in einer Zeile die Daten einer Adresse, die einzelnen Felder wieder mit Semikolon getrennt, und natürlich in der Reihenfolge wie in der ersten Zeile angegeben. Als Beispiel dazu wird eine Datei 'Testadressen.txt' mitgeliefert.

Kunden und Termine mit Outlook abgleichen

Die Möglichkeiten des Outlook-Abgleichs

1. Sie können Termine von KVV nach Outlook kopieren bzw. abgleichen. Dabei werden neu angelegte Termine sowie Änderungen von Termindaten nach Outlook übertragen.
   Wurde ein bereits früher nach Outlook übertragener Termin zwischenzeitlich in Outlook gelöscht, dann wird dieser Termin nur dann wieder nach Outlook übertragen, wenn die Option "in Outlook gelöschte Termine auch hier löschen" NICHT markiert ist. Ansonsten wird ein in Outlook gelöschter Termin nicht erneut nach Outlook übertragen sondern im Gegenteil auch in KVV gelöscht.
   Mit der zusätzlichen Option "hier gelöschte Termine auch in Outlook löschen" werden Termine, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in KVV gelöscht wurden, nun auch in Outlook gelöscht.
   

2. können Termine auch von Outlook nach KVV kopiert werden. Dabei werden bestehende Termine aus Outlook, die in KVV nicht vorhanden sind, nach KVV kopiert und dort wahlweise einer bestimmten Adresse oder jeweils einer speziell gewählten Adresse zugeordnet. Ausserdem werden Änderungen von Termindaten ebenfalls nach KVV abgeglichen.
   Mit der zusätzlichen Option "in Outlook gelöschte Termine auch hier löschen" werden Termine, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in Outlook gelöscht wurden, nun auch in KVV gelöscht.
   Hinweis: Es werden nur einzelne Termine, keine Terminserien, Ereignisse oder Ereignisserien aus Outlook nach KVV übertragen.

3. Sie können Adressen von KVV nach Outlook kopieren bzw. abgleichen. Dabei werden neu angelegte Adressen sowie Änderungen von Adressdaten nach Outlook übertragen und dort als Kontakte angelegt.
   Wurde eine bereits früher nach Outlook übertragene Adresse zwischenzeitlich in Outlook gelöscht, dann wird diese Adresse nur dann wieder nach Outlook übertragen, wenn die Option "in Outlook gelöschte Adressen auch hier löschen" NICHT markiert ist. Ansonsten wird eine in Outlook gelöschte Adresse nicht erneut nach Outlook übertragen sondern im Gegenteil auch in KVV gelöscht.
   Mit der zusätzlichen Option "hier gelöschte Adressen auch in Outlook löschen" werden Adressen, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in KVV gelöscht wurden, nun auch in Outlook gelöscht.
   

4. können Adressen (Kontakte) auch von Outlook nach KVV kopiert werden. Dabei werden bestehende Adressen aus Outlook, die in KVV nicht vorhanden sind, nach KVV kopiert. Ausserdem werden Änderungen von Adressdaten ebenfalls nach KVV abgeglichen.
   Mit der zusätzlichen Option "in Outlook gelöschte Adressen auch hier löschen" werden Adressen, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in Outlook gelöscht wurden, nun auch in KVV gelöscht.
   

Durchführen des Outlook-Abgleichs

Den Outlook-Abgleich finden Sie im Menü "Datei" unter "Outlook-Abgleich". Dabei öffnet sich dann der Dialog zum Outlook-Abgleich. Die zuvor verwendeten Optionen sind automatisch wieder voreingestellt.

Gestartet wird der Outlook-Abgleich mit Klick auf den Button Abgleich starten. Dabei werden abhängig von den gerade markierten Optionen zuerst die Termine und dann die Adressen mit den Daten in Outlook abgeglichen.

Hinweis: Bevor Sie den Outlook-Abgleich durchführen sollten Sie unbedingt eine Datensicherung durchführen (siehe Kapitel "Datensicherung"). Nach dem Abgleich kontrollieren Sie am besten Ihren Datenbestand.

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