Verträge und Schäden

Eingeben/Ändern von Vertragsdaten

Felder und Funktionen

Das Pflichtfeld "Kunden-Nr"
Beim Anlegen eines neuen Vertrags muss die Kunden-Nr in jedem Fall ausgefüllt werden. Etwas anderes läßt KVV normalerweise auch nicht zu, da diese vor dem Eingeben eines Vertrages bereits angegeben werden muss.

Empfohlene Eingaben
Empfohlen wird aber auch die Eingabe der folgenden Felder:

• Antragsteller (wird automatisch gefüllt)
• Gesellschaft
• Vertragsart
• Agentur (wird automatisch gefüllt)
• Versicherungssumme
• Abschluss (wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt)
• Beginn
• Ablauf
• Beitrag
• Zahlung

Funktionen / Besonderheiten

Direktzugriff:
Zu folgenden Feldern haben Sie über eine kleine Schaltfläche rechts neben dem jeweiligen Feld die Möglichkeit, direkt auf den entsprechenden Datensatz zuzugreifen, um diesen zu kontrollieren oder zu bearbeiten.

• Gesellschaft
• Vertragsart
• Agentur

Direkt-Eingabe:
Zu folgenden Daten haben Sie zusätzlich zum entsprechenden Reiter die Möglichkeit, über eine kleine Schaltfläche rechts neben dem jeweiligen Feld direkt einen neuen Datensatz anzulegen.

• Tarife (die Liste zeigt alle eingegebenen Tarife an)
• Termine (zeigt alle Termine mit eingetragenem Termingrund)
• Dokumente (zeigt alle Dokumente mit eingetragener Beschreibung)

Kontonummernprüfung:
Ist die Kontonummer und BLZ eingegeben, dann wird geprüft, ob diese Kontonummer für die eingegebene BLZ gültig ist. Wenn festgestellt wird, dass die Kontonummer laut Prüfverfahren ungültig ist, dann wird dies an einem roten X im Knopf neben der BLZ angezeigt. Eine gültige Kontonummer wird durch ein grünes Häkchen angezeigt.

BLZ:
Ist die eingegebene BLZ gültig (findet sich eine entsprechende Bank im Bankenverzeichnis) dann wird die gefundene Bank als Tooltip angezeigt, wenn Sie mit der Maus über das Feld 'BLZ' stehenbleiben.

Stornieren:
Über den Button Storno kann ein Vertrag storniert werden. Dabei wird der Merker 'Storniert' gesetzt und das Stornodatum mit dem aktuellen Datum gefüllt. Soll ein bestimmter Stornogrund eingetragen werden empfiehlt sich das Setzen eines zweiten Merkers, z.B. auf 'Beitragsrückstand'.
Hinweis: Wurde über das Modul "Provisionsabrechnung" für diesen Vertrag eine Abschlussprovision ermittelt, für die noch Stornogefahr besteht, dann wird hier beim Stornieren die Stornogebühr und die Dauer der Stornohaftung angezeigt. Diese Stornogebühr kann dann direkt als Minusbuchung in die OP-Liste eingetragen werden.

Korrespondenz-Funktion
Mit einem Klick auf den kleinen Button mit dem Korrespondenz-Symbol unten im Eingabeschirm öffnet sich der Dialog zur Korrespondenz-Funktion zum Erstellen eines Dokumentes verschiedenster Art (Word, RTF, Excel, E-Mail, Bericht) zum aktuellen Vertrag.
Mehr zu dieser Korrespondenz-Funktion finden Sie im Kapitel "Dokumente/Briefe/E-Mails" in den Lektionen "Korrespondenz/Postbuch (Word, RTF, Excel, E-Mail, Bericht)" und "Als E-Mail versenden".

Referenztabellen

Referenztabellen
Für die Bankleitzahl (BLZ) existiert eine Referenztabelle, die über Mausklick auf den Button '...' rechts neben dem Eingabefeld erreicht werden kann. Aus der erscheinenden Liste mit den Banken können Sie den gewünschten Datensatz einfach durch Doppelklick auswählen, der dann sofort in das entsprechende Eingabefeld "BLZ" übertragen wird.

Wenn Sie Daten in diese Tabelle eingeben oder ändern möchten, können Sie das ebenfalls in dieser Liste oder auch über den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" unter "Referenzdaten" tun. (siehe Kapitel "Einstellungen")

Für die folgenden Eingabefelder existieren zu Ihrer Arbeitsunterstützung ebenfalls Referenztabellen, die hier aber jeweils als PullDown-Liste per Mausklick im entsprechenden Feld zur Verfügung stehen.
Die nachfolgend aufgeführte Liste zeigt die Felder mitsamt der entsprechenden Quelle:

Antragsteller:	Der Kunde mitsamt aller Beziehungen
Gesellschaft:	Hauptmenüpunkt "Gesellschaft" - "Liste"
Vertragsart:	Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Vertragsarten"
Agentur:	Hauptmenüpunkt "Agentur" - "Liste"
Zahlung:	(fest vorgegebene Werte)
Merker:	Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Merker für Verträge"

Für die Referenztabellen gilt: Wenn Sie in diese Tabellen Daten eingeben oder ändern möchten, können Sie das über den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" unter "Referenzdaten" tun. (siehe Kapitel "Einstellungen")

Hinweis: Sie haben übrigens auch direkt aus der Vertragseingabe einen Schnellzugriff auf die Referenztabellen, indem Sie einfach auf den entsprechenden Bezeichner vor dem Eingabefeld doppelklicken.
Beispiel: Ein Doppelklick auf den Bezeichner "Vertragsart" öffnet sofort die Referenztabelle zur Eingabe Ihrer Vertragsarten.

Vertragsmerker

Dabei können Sie vollkommen frei beliebige Markierungen definieren und dadurch Ihre Verträge in verschiedenste Kategorien einteilen. Zu Ihrer eigenen Information sollten die verwendeten Markierungen mit einer entsprechenden Beschreibung bei den Referenzdaten im Menü "Einstellungen" eingetragen sein. Dann können diese Markierungen direkt im Vertrags-Eingabeschirm aus den Listenfeldern für die "Merker" ausgewählt und dem Vertrag zugeordnet werden (bis zu drei Stück pro Vertrag).
Beispiele zu den Vertragsmarkierungen sind bereits in der Referenztabelle vorhanden, die aber auch wieder gelöscht und beliebig erweitert werden können.

Mehr zu diesem Thema finden Sie im Kapitel "Einstellungen" in der Lektion "Merker für Verträge"

Reiter (Zusatzfelder und weitere Vertragsdaten)

Vertragsdaten
Hier geben Sie die allgemein für alle Verträge wichtigen Daten ein

Weitere Vertragsdaten
In KVV haben Sie die Möglichkeit, für jede Vertragsart eine eigene Zusatzmaske zu definieren, um dort dann vertragsspezifische Daten abzuspeichern. Bis zu 30 Felder können dabei pro Vertragsart unterschiedlich definiert werden. Damit kann z.B. für Unfallversicherungen eine Maske mit Invaliditätssumme, Krankenhaustagegeld und dergleichen erstellt werden, während Sie für Kfz-Versicherungen natürlich das Kfz-Kennzeichen und ähnliches speichern möchten.
Diese Zusatzfelder-Funktion finden Sie im Menüpunkt "Einstellungen" unter "Referenzdaten" im Untermenüpunkt "Vertragsarten".
Mehr dazu siehe Lektion "Vertragsarten" im Kapitel "Einstellungen".

Prov.Info
Hier finden Sie alles rund um die Provisionsberechnung: Sie können abweichende Provisionsbasis und Prozentsätze eintragen und finden die hier oder bei der OP-Ermittlung ermittelten Provisionen mit Stornoreserve und Daten für etwaige Stornierungen (Stornogefahr und Resthaftung). Ausserdem kann hier die Provisionsberechnung durchgeführt, alle zum Vertrag gehörenden Provisionen aufgelistet sowie Informationen zur Provisionsberechnung angezeigt werden.

Memo
Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um z.B. irgendwelche Informationen zum Vertrag wie beispielsweise Tarifinformationen oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Tarife
An dieser Stelle können Sie festlegen, welche Personen mit diesem Vertrag mit welchem Tarif versichert sind. Auch zu jedem Tarif sind wieder die 30 Zusatzfelder aus der Vertragsart zur Eingabe vorhanden. Als versicherte Person verfügbar sind der Kunde selbst sowie alle beim Kunden eingetragenen Beziehungen (z.B. Familienmitglieder oder Mitarbeiter).

Schäden
Hier wird festgehalten, ob der Kunde schon Schäden zu dieser Versicherung hatte. Ändern Sie über diesen Reiter Daten oder legen einen neuen Schaden an, werden diese Daten automatisch in die allgemeine Schadensliste geschrieben. Die Schadensliste finden Sie im Hauptmenü "Vertrag" unter "Schadensliste".

Termine
Hier sehen Sie Termine, die den Vertrag betreffen. Ändern Sie über diesen Reiter Termine oder legen einen neuen an, werden diese Termindaten automatisch in die allgemeine Terminliste sowohl beim Vertrag wie auch bei der zuständigen Agentur und beim entsprechenden Kunden geschrieben. Diese Terminlisten finden Sie in den Hauptmenüs "Kunde", "Vertrag" und "Agentur", jeweils unter "Termine".

History
Hier sehen Sie die bereits abgelegten Termine, die den Vertrag betreffen. Ändern Sie über diesen Reiter die Historyliste des Vertrag, werden diese Änderungen automatisch in die allgemeine Historyliste geschrieben. Die Historyliste finden Sie im Hauptmenü "Vertrag" unter "History".

Dokumente
Hier ist es Ihnen möglich, dem Vertrag Dokumente jeglichen Typs zuzuordnen und diese direkt von KVV aus aufrufen und anzeigen zu lassen. Zudem können Sie hier auch Dokumente einscannen und direkt Word-Dokumente zum Vertrag erstellen, um zum Beispiel einen Brief an den Kunden oder Agentur oder Gesellschaft zu schreiben.
Eine genaue Beschreibung zur Dokumentfunktion und alle Möglichkeiten dazu finden Sie im Kapitel "Die Dokumentfunktion (Reiter 'Dokumente')".
KVV liefert einige wichtige Word-Dokumentvorlagen für Kurzbriefe, Kündigungen, Beitragsfreistellung, Rücktritt, Vollmachten, Schadenanzeigen mit, so dass vieles der täglichen Arbeit bereits abgedeckt ist.

Tarife und versicherte Personen

Das Erstellen eines Tarifs
(Wenn Sie pro versicherte Person einen Tarif anlegen möchten, gehen Sie vor, wie in "Vertrag mit versicherten Personen und Tarifen" beschrieben.)

1. Legen Sie zum betreffenden Kunden einen Vertrag an. Das geht z.B. direkt beim Kunden oder über die Vertragsliste oder das Startmenü.
   Hinweis: Der Übernehmen-Button im Vertrag-Eingabefenster bewirkt, dass der Vertrag angelegt und die Daten gespeichert werden, ohne dass sich das Fenster schließt. Bestimmte Reiter (z.B. "Tarife") erscheinen erst, nachdem der Vertrag angelegt ist.
2. Um einen Tarif anzulegen, klicken Sie entweder auf den kleinen Button hinter dem Eingabefeld "Tarife" im Reiter "Vertragsdaten", oder wählen den Reiter "Tarife" und klicken hier auf den Neueingabe-Button.
3. Im Fenster "Anlegen eines Tarifs" können Sie nun einen Tarif pro versicherte Person und Vertragsart eingeben. Die besagten 30 Zusatzfelder finden Sie dabei im Reiter "Weitere Tarifdaten".

Beziehungen und Rollen, Tarife und versicherte Personen
Die Festlegung von Beziehungen ist die Basis für die Verwaltung von komplexeren Verträgen. Beziehungen ermöglichen beispielsweise, dass ein und dieselbe Person für einen Vertrag der Antragsteller und Kunde sein kann und für einen anderen Vertrag eine versicherte Person, ohne dass dabei Dubletten angelegt werden müssen.

Vertrag mit versicherten Personen und Tarifen
(Beispiel: "Unfallversicherung" für eine Familie)

In diesem Beispiel wird für eine Familie (Vater, Mutter und Kind) eine Unfallversicherung angelegt. Dabei ist der Vater der Antragsteller und die Mutter und das Kind sind versicherte Personen. Jeder hat einen eigenen Tarif.

1. Legen Sie den Vater als Kunden an. Das geht z.B. über die Kundenliste oder das Startmenü.
   Hinweis: Der Übernehmen-Button im Kunden-Eingabefenster bewirkt, dass der Kunde angelegt und die Daten gespeichert werden, ohne dass sich das Fenster schließt. Bestimmte Reiter (z.B. "Beziehungen", "Verträge") erscheinen erst, nachdem der Kunde angelegt ist.
2. Legen Sie nun unterhalb des Vaters einmal die Mutter als Beziehung "Familie: Ehegattin" und das Kind als Beziehung z.B. "Familie: Kind (Sohn)" an. Siehe dazu auch die Lektion "Beziehungen (Familie, weitere Adressen, ...)".
3. Legen Sie unterhalb des Kunden einen neuen Vertrag an. Dabei wählen Sie als Antragsteller den Vater (ist als Kunde bereits vorbelegt) und als Vertragsart die "Unfallversicherung". Unter dem Reiter "Weitere Vertragsdaten" können Sie die für die Unfallversicherung spezifischen Daten für den Vater eintragen.
4. Nun werden die Tarife für die Mutter und das Kind eingetragen. Wählen Sie dazu im immer noch geöffneten Vertrag-Eingabefenster den Reiter "Tarife" an und klicken hier auf den Neueingabe-Button oder klicken Sie auf den kleinen Button neben dem Feld "Tarife" im Reiter "Vertragsdaten". Geben Sie nun die Tarifdaten einmal für die Mutter und einmal für das Kind ein. Zur Arbeitserleichterung sind in der Tarif-Eingabemaske im Feld "Versicherte Person" die Familienangehörigen schon verfügbar. Die in diesem Feld eingetragenen Daten werden beim Speichern automatisch ins Feld "Tarifbezeichnung" übertragen, wenn die Bezeichnung leergelassen wird. Siehe dazu auch die Beschreibung "Das Erstellen eines Tarifs".

Vertrag mit abweichendem Antragsteller
(Beispiel: Rentenversicherung für die Ehefrau)

In diesem Beispiel wird für die Ehefrau eines Kunden eine Rentenversicherung angelegt. Dabei soll die Ehefrau als Antragsteller angegeben werden, aber nicht als Kunde in der Kundenliste erscheinen.
Hinweis: Zur Eingabe von Verträgen ist es nicht notwendig, dass bei dieser Person die Rolle "Kunde" aktiviert ist und die Person somit in der Kundenliste angezeigt wird.

Für diesen Fall gibt es zwei Möglichkeiten:

1. der Rentenversicherungsvertrag der Ehefrau wird beim Kunden (Ehemann) angelegt, die Ehefrau wird beim Vertrag als Antragsteller eingetragen.
Der Vertrag der Ehefrau ist somit beim Kunden (Ehemann) zu finden. Er wird nicht in der Vertragsliste (Reiter "Verträge") der Ehefrau angezeigt, wie es in der zweiten Möglichkeit der Fall ist.

2. der Rentenversicherungsvertrag der Ehefrau wird direkt bei der Ehefrau angelegt, die natürlich wiederum auch als Antragsteller eingetragen wird.
Der Vertrag der Ehefrau ist somit bei der Ehefrau zu finden und nicht beim Kunden (Ehemann).

Beziehung wird eigenständiger Kunde
(Beispiel: KFZ-Vertrag des Sohnes)

In diesem Beispiel wird ein KFZ-Vertrag für den Sohn angelegt. Dabei wird der Sohn als Kunde in die Kundenliste aufgenommen und als Antragsteller beim Vertrag eingetragen.

1. Öffnen Sie die Liste "Personen-Gesamtübersicht" und öffnen Sie von dort aus den Sohn. Sie können aber auch den Kunden öffnen und im Reiter "Beziehungen" der Kunden-Eingabemaske das Eingabefenster des Sohnes über den Details/Ändern-Button öffnen.
2. Wählen Sie den Reiter "Weitere Kundendaten" an und aktivieren Sie durch eine Klick das Feld "Kunde" in der Rollenfunktion. Damit erscheint der Sohn nun ebenfalls in der Kundenliste.
3. Wählen Sie den Reiter "Verträge" an und klicken Sie dort auf den Neueingabe-Button.
4. Im Feld "Antragsteller" der Vertrag-Eingabemaske ist der Sohn schon eingetragen. Wählen Sie im Feld "Vertragsart" die KFZ-Versicherung aus.
5. Nach der Dateneingabe in die Vertrag-Eingabemaske speichern Sie mit Klick auf den OK-Button ab.

Ein Ehepaar trennt sich

In diesem Beispiel werden nach einer Scheidung die Verträge der Ehefrau, die unterhalb des Ehemannes angelegt waren, nun unterhalb der Ehefrau übertragen und natürlich unterhalb des Ehemannes entfernt.

1. Zuerst wird die Beziehung zwischen den ehemaligen Ehepartner gelöscht. Dazu öffnen Sie z.B. das Eingabefenster des Ehemannes und klicken auf den Reiter "Beziehungen". Markieren Sie dort den entsprechenden Beziehungseintrag und klicken Sie auf den Löschen-Button.
2. Klicken Sie dann auf den Hauptmenüpunkt "Vertrag" in der Menüleiste von KVV. Es öffnet sich nun das Menü. Dort wählen Sie auf "Massen-Updates", so dass sich das Untermenü öffnet. Im Untermenü klicken Sie auf die Funktion "Kunde wechseln"
3. Nun öffnet sich das Fenster "Kunde, dessen Verträge übernommen werden sollen". Dort markieren Sie den Ehemann und klicken auf den OK-Button.
4. Im Fenster "Vertragsliste zum Massen-Update "Kunde wechseln"" markieren Sie die Verträge, die der Ehefrau zugeordnet werden sollen und klicken Sie auf den OK-Button.
5. Im Fenster "Kunde, der die Verträge zugeordnet bekommt" markieren Sie die Ehefrau und klicken auf den OK-Button.

Die Vertragsliste

Eine allgemeine Beschreibung zur Bedienung von Listen in KVV finden Sie im Kapitel "Listenbedienung".

Filtern über den Komfortfilter

Antragsteller: Hier können Sie nach dem Antragsteller filtern. Beispiel: Geben Sie als Antragsteller 'MUSTERMANN' ein, dann werden alle Verträge mit dem Antragsteller 'Mustermann' in der Liste angezeigt. Geben Sie als Antragsteller einfach nur ein 'A' ein, dann wird in der Liste alle Verträge mit einem Antragsteller mit A beginnend aufgelistet.

Agentur: Hier können Sie aus dem Listenfeld eine gewünschte Agentur auswählen. Es werden dann alle Verträge, die unter dieser Agentur abgeschlossen wurden, angezeigt.

Gesellschaft: Hier können Sie aus dem Listenfeld die Gesellschaft wählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Es werden dann nur noch die Verträge, die unter dieser Vers.-Gesellschaft abgeschlossen wurden, angezeigt.

Vertragsart: Hier können Sie aus dem Listenfeld die Vertragsart wählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Es werden dann nur noch die Verträge mit der eingegebenen Vertragsart in der Liste angezeigt

Notiz: Hier können Sie einen beliebigen Begriff eingeben. Es werden dann nur alle die Verträge in der Vertragsliste angezeigt, die diesen Begriff irgendwo in der Notiz enthalten haben.

Drucken der Vertragsliste

• Wenn Sie nicht die gesamte Liste drucken wollen, können Sie eine Filterabfrage durchführen. (siehe Kapitel "Filtermöglichkeiten")
• Sie können die Sortier-Funktion nutzen, um die Datensätze in einer bestimmten Sortierfolge zu drucken. (siehe auch Lektion "Sortieren")
• Mit der Maus lassen sich die Spaltenbreiten leicht verändern.
• Wenn Sie eine Spalte nicht mit ausdrucken möchten, minimieren Sie die Spaltenbreite, so dass sie nicht angezeigt wird.

Exportieren von Vertragsdaten

1. Filtern Sie aus der Gesamtliste die gewünschte Gruppe (siehe Kapitel "Filtermöglichkeiten")
2. Markieren Sie entweder alle oder aber die gewünschten Datensätze (siehe Lektion "Markieren")
3. Öffnen Sie das Export-Fenster aus "Bearbeiten" - "Export" oder aus dem Kontextmenü mit Mausklick rechts
4. Wählen Sie die Felder, die exportiert werden sollen (z.B. Anrede und Anschrift für Serienbriefe)
5. Wählen Sie das Dateiformat, wohin exportiert werden soll
6. Starten Sie den Export mit Klick auf OK

Auswertungen zum Vertragsbestand

Die Funktion "Auswertungen" finden Sie in KVV unter dem Hauptmenüpunkt "Vertrag". Hier können Sie Auswertungen durchführen und eigene Auswertungen definieren, also neu anlegen. Als Beispiele werden bereits einige Auswertungen mitgeliefert.

Eine Auswertung neu anlegen oder ändern

Kopieren einer bestehenden Abfrage - ein Beispiel
In diesem Beispiel ist ein Wettbewerb zwischen zwei oder drei Agenturen geplant. Sie möchten deren Vertragsabschlüsse des vergangenen Monats miteinander vergleichen.
Es eignet sich offensichtlich gut die bestehende Auswertung "Alle Verträge des aktuellen Monats", weshalb diese nun kopiert und geändert werden soll.

Folgende Schritte sind notwendig:

1. Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Vertrag" auf den Menüpunkt "Auswertungen...". Es öffnet sich das Fenster "Auswertung wählen".
2. Als Vorlage für die neue Auswertung wählen Sie die mitgelieferte Auswertung "Alle Verträge des aktuellen Monats" mit einem Mausklick, dann klicken Sie auf den Button [Neu]. Sie werden nun gefragt, ob Sie die markierte Auswertung kopieren möchten. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Ja . Es öffnet sich das Fenster "Auswertung bearbeiten".
3. Ändern Sie den Namen der kopierten Auswertung (Feld "Bezeichnung") in "Wettbewerb (Agenturenvergleich Vormonat)".
   Im Feld "Filter" wählen Sie die Filterabfrage "Filter: Alle Verträge des vorigen Monats", da nicht die Vertragsabschlüsse des aktuellen Monats, sondern die des Vormonats miteinander verglichen werden sollen.

1. Die Auswertung soll je Vertragstyp erfolgen. Deshalb wählen Sie bitte bei "Gruppieren nach" im Block "Hauptgruppe" den Eintrag "Vertragstypen". Als Untergruppe ist dann "Vertragsarten" bestens geeignet.
2. Klicken Sie nun auf den Reiter "1. Block". Hier aktivieren Sie nur die Optionen "Agentur" und "alle provisionsrelevanten Verträge". Alle anderen Optionen bleiben deaktiviert (also ohne Häkchen).
   Sie können auch sofort die erste Agentur wählen, die mit einer anderen verglichen werden soll. Das können Sie aber auch später beim Erstellen der Auswertung machen, lassen Sie also ruhig die Hauptagentur gewählt.
3. Klicken Sie nun auf den Reiter "2. Block". Hier aktivieren Sie ebenfalls nur die Optionen "Agentur" und "alle provisionsrelevanten Verträge", die anderen Optionen bleiben bzw. werden deaktiviert.
   Klicken Sie also auf das Häkchen neben dem Feld "Merker" um es zu deaktivieren. Sie können dann auch noch auf den Button mit dem roten "X" neben dem deaktivierten Feld "Merker" klicken, um es zu leeren. Das ist aber nicht notwendig, eine nicht gewählte Option (also ohne Häkchen) wird sowieso nicht berücksichtigt.
4. Klicken Sie nun auf den Reiter "3. Block" und deaktivieren Sie zunächst die Option "Gesamtübersicht (alle Verträge entsprechend des Filters)". Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten:
   1. Wählen Sie nichts, dann wird dieser 3. Block nicht verwendet.
   2. Verfahren Sie wie im 1. Block, dann können Sie eine 3. Agentur vergleichen.
   3. Wählen Sie nur die Option "alle provisionsrelevanten Verträge", dann werden im 3. Block zum Vergleich alle Verträge des Vormonats insgesamt angezeigt.
5. Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben mit Klick auf den OK-Button. Damit wird die neue Auswertung "Wettbewerb (Agenturenvergleich Vormonat)" gespeichert.

Erstellen einer Auswertung (Durchführung)

1. Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Vertrag" auf den Menüpunkt "Auswertungen...". Es öffnet sich das Fenster "Auswertung wählen".
2. Wählen Sie die gewünschte Auswertung mit einem Mausklick aus, dann klicken Sie auf den Button Erstellen. Alternativ geht auch ein Doppelklick auf die gewünschte Auswertung in der Liste. Es öffnet sich das Fenster "Auswertung erstellen".
3. Bei Bedarf können die Einstellungen für diese Auswertung geändert werden. Bitte beachten Sie aber: Änderungen hier gelten nur für diese Durchführung, sie werden nicht generell als geänderte Definition der Auswertung gespeichert.
4. Mit einem Klick auf den OK-Button wird die Auswertung durchgeführt und das Ergebnis als HTML-Bericht in Ihrem Standard-WebBrowser (z.B. dem Internet-Explorer) angezeigt.

Einstellungsmöglichkeiten

Das Fenster "Auswertung bearbeiten"

Bezeichnung: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser Auswertung ein.

Filter: Hier können Sie aus dem Listenfeld einen passenden Filter wählen. Damit werden für die Auswertung nur die diesem Filter entsprechenden Verträge berücksichtigt. Möchten Sie keinen Filter, also alle Verträge auswerten, dann löschen Sie den Filter komplett (mit Taste "Entf" oder "Rückschritt").

Summenspalten: Hier wählen Sie, was in der Auswertung summiert werden soll. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
1. Anzahl: Anzahl der Verträge
2. Jahresbeitr.: Summe des Netto-Jahresbeitrags der relevanten Verträge
3. Vers.Summe: Summe aller Versicherungssummen der relevanten Verträge
4. Bewertung: Summe aller Bewertungssummen der relevanten Verträge
Das entspricht also der Spalten der Ergebnistabelle einer Auswertung.

Gruppieren nach: Hier legen Sie die Gruppierung fest. Das entspricht den Zeilen der Ergebnistabelle. Beispielsweise: welche Agenturen (Hauptgruppe) haben für welche Gesellschaften (Untergruppe) Verträge geschrieben.

Die Reiter "?. Block"

Gesamtübersicht: Damit werden alle Verträge entsprechend des gesetzten Filters ausgewertet.

Zeitraum: Damit werden alle in diesem Zeitraum abgeschlossenen Verträge für die Auswertung in dem entsprechenden Block berücksichtigt. Vorgegeben wird beim Aktivieren immer der aktuelle Monat.

Agentur: Damit werden in diesem Block nur die von der gewählten Agentur geschriebenen Verträge berücksichtigt.

Gesellschaft: Damit werden in diesem Block nur die Verträge der gewählten Gesellschaft für die Auswertung berücksichtigt.

Vertragstyp: Damit werden in diesem Block nur die Verträge diesen Typs (Sach-, Leben- oder Krankenversicherung) berücksichtigt.

Vertragsart: Damit werden nur die Verträge der gewählten Vertragsart ausgewertet.

Merker: Damit werden nur Verträge mit dem gewählten Merker z.B. stornierte Verträge, ausgewertet.

alle provisionsrelevanten Verträge: Damit werden nur Verträge für die Auswertung berücksichtigt, die provisionsrelevant sind. Das sind alle Verträge ohne einen entsprechenden Merker "abgelaufen", "beitragsfrei", "storniert" und dergleichen.

Allgemein gilt: Sie können mehrere Merkmale gleichzeitig wählen, dann werden nur Verträge, die allen Merkmalen entsprechen, in diesem Block ausgewertet.

Schadensverwaltung

Eingeben/Ändern eines Schadens

Die Eingabefelder

Beim Erfassen eines neuen Schadens geben Sie am besten zunächst das Datum "Schaden vom" sowie eine kurze Beschreibung zum Schaden im Feld "Bemerkung" ein. Ist die geschädigte Person bekannt, dann können Sie hier auch Namen und Anschrift dieser Person erfassen.

Wenn dann von der Gesellschaft die Schadensnummer zugeteilt wurde, dann wird diese in das entsprechende Feld eingetragen.

Ist der Schaden irgendwann erledigt, dann kann zusätzlich zum Datum "erledigt am" noch die endgültige Schadenshöhe sowie gegebenenfalls die Rechnungsnummer eingetragen werden.

Reiter "Meldungen"
In diesem Reiter können Sie sämtliche Meldedaten eingeben: wer hat wann und wie den Schaden gemeldet und wer hat wann und wie den Schaden weiter an die Gesellschaft und an wen dort gemeldet.

Reiter "Memo"
Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um z.B. weiterführende Informationen zum Schaden zu hinterlegen, beispielsweise die Schadensbeschreibung.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Reiter "Dokumente"
Hier ist es Ihnen möglich, dem Schaden Dokumente jeglichen Typs zuzuordnen und diese direkt von KVV aus aufrufen und anzeigen zu lassen. Zudem können Sie hier auch Dokumente einscannen (beispielsweise Schadensbilder) und direkt Word-Dokumente zum Schaden erstellen.
Eine genaue Beschreibung zur Dokumentfunktion und alle Möglichkeiten dazu finden Sie im Kapitel "Die Dokumentfunktion (Reiter 'Dokumente')".

Die Schadensliste

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel "Listenbedienung" beschrieben.

Massen-Updates

Ablaufdatum um 1 Jahr erhöhen

Die Eingabefelder

Ablauf bis zum: Hier geben Sie ein, für welche Verträge das Ablaufdatum verlängert werden soll. Das heißt, alle Verträge, die bis zum eingegebenen Datum ablaufen, werden um ein Jahr verlängert.
In der Regel wird man wohl das Ende des aktuellen Monats eingeben, damit alle Verträge, die zum Ende des Monats ablaufen würden, wieder ein Jahr weiterlaufen.

Kundennummer: Hier können Sie aus dem Listenfeld einen Kunden auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei den Verträgen des entsprechenden Kunden erhöht. Sie können gleichzeitig noch andere Filterbedingungen mit eingeben.

Agenturnummer: Hier können Sie aus dem Listenfeld eine Agentur auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei den Verträgen erhöht, die von der entsprechenden Agentur abgeschlossen wurden.

Versicherungsges.: Hier können Sie eine Gesellschaft auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei den Verträgen der entsprechenden Versicherungsgesellschaft erhöht.

Vertragsart: Hier können Sie eine Vertragsart auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei Verträgen mit der ausgewählten Vertragsart erhöht.

Beitragsanpassung

Die Eingabefelder

Änderung der Beiträge um: Hier geben Sie ein, um welchen Prozentsatz die Beiträge angehoben bzw. gesenkt werden sollen. Bei Eingabe von beispielsweise 3.75 werden die Beiträge jeweils um 3.75 Prozent angehoben, bei Eingabe von z.B. -2.50 werden die Beiträge jeweils um 2.5 Prozent gesenkt.

Bei Vertragsart und Versicherungsgesellschaft können Sie bestimmen, für welche Vertragsart bei welcher Gesellschaft die Beitragsanpassung gilt.

Kunde wechseln

Folgende Schritte sind dazu notwendig

1. Fenster "Kunde, dessen Verträge übernommen werden":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Kunden, von dem bestimmte Verträge weg verschoben werden sollen. Zur leichten Suche oder Wahl des gewünschten Kunden haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel "Listenbedienung" beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate Kunde wechseln":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die zu dem Kunden gehören, den Sie im vorigen Fenster "Kunde, dessen Verträge übernommen werden" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, die Sie zu einem anderen Kunden verschieben möchten.
3. Fenster "Kunde, der diese Verträge zugeordnet bekommt":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Kunden, der die markierten Verträge jetzt zugeordnet bekommen soll.

Bankverbindung setzen

Folgende Schritte sind dazu notwendig

1. Fenster "Kunde auswählen":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Kunden, dessen Bankverbindung - z.B. wenn geändert oder neu eingegeben - in bestimmte Verträge übernommen werden sollen. Zur leichten Suche oder Wahl des gewünschten Kunden haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel "Listenbedienung" beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate Bankverbindung setzen":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die dem Kunden gehören, den Sie im vorigen Fenster "Kunde auswählen" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, deren Bankverbindung mit der Bankverbindung des Kunden überschrieben werden sollen.

Agentur übernehmen

Folgende Schritte sind dazu notwendig

1. Fenster "Agentur, dessen Verträge übernomen werden":
   Aus dieser Liste wählen Sie die Agentur, von der bestimmte Verträge zu der aktuellen betreuenden Agentur des Kunden übertragen werden sollen. Diese Agentur ist also praktisch die alte Agentur in den Verträgen. Zur leichten Suche oder Wahl der gewünschten Agentur haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel "Listenbedienung" beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate Agentur übernehmen":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die zur Agentur gehören, den Sie im vorigen Fenster "Agentur, dessen Verträge übernomen werden" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, deren Agentur mit der betreuenden Agentur des entsprechenden Kunden ersetzt werden sollen.

Gesellschaft ändern

Folgende Schritte sind dazu notwendig

1. Fenster "Bisherige Gesellschaft":
   Aus dieser Liste wählen Sie die Gesellschaft, von der alle oder bestimmte Verträge zu einer anderen Gesellschaft verschoben werden sollen. Zur leichten Suche oder Wahl der gewünschten Gesellschaft haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel "Listenbedienung" beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate Gesellschaft ändern":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die der Gesellschaft zugeordnet sind, die Sie im vorigen Fenster "Bisherige Gesellschaft" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, die zu einer anderen Gesellschaft verschoben werden sollen. Das sind in der Regel alle Verträge.
3. Fenster "Gesellschaft, welche diese Verträge zugeordnet bekommt":
   Aus dieser Liste wählen Sie die Gesellschaft, zu der die markierten Verträge jetzt übertragen werden sollen.

Vertragsart ändern

Die Eingabefelder

Bei 'bisherige Vertragsart' und 'Versicherungsgesellschaft' können Sie bestimmen, für welche Vertragsart bei welcher Gesellschaft die Vertragsart geändert werden soll.
Diese Verträge werden dann in einer Liste angezeigt, in der Sie die Verträge markieren können, welche auf die andere Vertragsart geändert werden soll.
Im dritten Schritt geben Sie dann die neue Vertragsart an.

Daten-Import (GDV, indatex, ...)

GDV-Import

Zur Zeit können in KVV 2.4.0 alle Kunden und die Verträge selbst aus einem GDV-Datenbestand importiert werden, leider noch keine versicherten Personen, Schäden oder Provisionsdaten sowie nicht alle Vertrags-Zusatzdaten wie Tarifinformationen und dergleichen.

Empfohlen wird der GDV-Import in der Regel zum erstmaligen Laden der Kunden und Verträge. Danach wird die Pflege der Daten am besten direkt in KVV 2.4.0 vorgenommen, so dass ein erneutes Importieren der Daten nicht unbedingt notwendig erscheint.

Hinweis: Da die gelieferten Daten von Gesellschaft zu Gesellschaft unterschiedlich sein können, kommt es vor, dass Kunden doppelt angelegt werden. Um den Vertragsbestand dieser doppelt angelegten Kunden zu bereinigen, verwenden Sie am besten den Massen-Update 'Kunde wechseln', zu finden unter dem Menüpunkt 'Vertrag', Untermenü 'Massen-Updates'.

Dies gilt auch für ein erneutes Importieren eines Bestandes, der bereits in KVV 2.4.0 vorhanden ist. Auch dabei sollte nach dem GDV-Import auf Duplikate geprüft und der Bestand gegebenenfalls bereinigt werden.

Kundenerkennung
Hier können Sie einstellen, nach welchen Kriterien ein Kunde im Bestand gesucht werden soll, um festzustellen, ob der Kunde bereits vorhanden ist oder neu angelegt werden muss.
Vorgegeben ist der Suchbegriff (zusammengesetzt aus Name und Vorname) sowie PLZ und Geburtstag. Damit läßt sich ein bestehender Kunde zwar recht eindeutig identifizieren, aber natürlich nur, wenn die Gesellschaft diese Daten auch mitliefert. Fehlt zum Beispiel der Geburtstag, dann wird jeder Kunde neu angelegt, weil er im Bestand nicht gefunden werden kann. In diesem Fall empfiehlt sich, den Geburtstag NICHT zur Suche eines Kunden zu verwenden, das Häkchen also zu entfernen.

indatex-Import

Der indatex-Import ist seit der Version KVV 2.2 verfügbar und wird weiter ausgebaut. Unterstützt ist der komplette Vertrags-Export zu den angeschlossenen Gesellschaften mit automatischer Policierung und Import der Police mit Vertragsnummer und Beitrag. Zudem natürlich die Vertragsübermittlung per Fax an über 60 weitere Gesellschaften per Standarddeckungsaufgabe.

Datenabgleich (Notebook-Modul)

Das Prinzip des Abgleichs

Bei einem Datenabgleich geschieht folgendes

1. Die auf dem Notebook geänderten Daten werden zum Server übertragen.
   Dabei werden nur einzeln manuell geänderte Daten vom Notebook auf den Server geschickt. Das betrifft folgende Kategorien:
   • Kundendaten mit Zusatzfelder, Memoeinträgen und Beziehungen
   • Vertragsdaten mit Zusatzfelder, Memoeinträgen, versicherte Personen und Schäden
   • Termine und Historyeinträge
   
   Andere Daten werden NICHT vom Notebook auf den Server übertragen, so dass solche Änderungen nach einem Datenabgleich verloren sind!

2. Der komplette Bestand wird vom Server wieder auf den Notebook zurück transferiert.
   Dabei wird die gesamte Datenbasis vom Server auf den Notebook transferiert, also nicht nur Kunden mit Beziehungen, Verträge mit Schäden sowie Termine und History, sondern auch Agenturen, Gesellschaften, Vertragsarten und Zusatzfeld-Definitionen.
   Dabei werden auch andere auf dem Server durchgeführte Änderungen, wie Massenupdates, Datenimports und ähnliches, auf den Notebook übertragen.

Was das Datenabgleichsmodul nicht kann
Wie mehrmals beschrieben werden nur einzeln geänderte Kunden- und Vertragsdaten vom Notebook auf den Server übertragen. Nicht übertragen werden Massenupdates, importierte Daten und ähnliches. Auch Agenturen und Gesellschaften sowie Vertragsarten und die Zusatzfelder-Definitionen werden nicht vom Notebook auf den Server übertragen.
Solche Änderungen müssen daher auf dem Server durchgeführt werden. Da beim Datenabgleich im zweiten Schritt "Transfer" ja der gesamte Bestand vom Server zurück auf den Notebook übertragen wird, werden auch diese Änderungen dann auf dem Notebook zu finden sein.

Vollkommen unberücksichtigt, also weder vom Notebook auf den Server noch beim Transfer vom Server auf den Notebook zurück übertragen werden Definitionen wie Filter, Berichte, Drucklisten sowie Referenzdaten (Vertragsarten, Orte, Banken, ...) und die kompletten Provisionsdaten (Prozente, Forderungen, Verbindlichkeiten, ...).
Wenn Sie Definitionen und Referenzdaten schnell vom Server auf Ihren netzexternen Rechner (Notebook) transferieren möchten, dann kopieren Sie am besten die komplette Datenbank "kvvGlobal.mdb" vom Server-KVV-Verzeichnis in das KVV-Verzeichnis des Notebook.

Durchführen des Datenabgleichs

Hinweis: Bevor Sie den Datenabgleich durchführen sollten Sie unbedingt eine Datensicherung durchführen (siehe Kapitel "Datensicherung"). Nach dem Abgleich kontrollieren Sie am besten Ihren Datenbestand (zumindest die Anzahl der Kunden und Verträge).

Um den Datenabgleich durchführen zu können muss der Rechner, mit dem Sie außerhalb des Netzes gearbeitet haben, natürlich wieder an das Netz angeschlossen werden. Dabei ist es für die Durchführung des Datenabgleichs eigentlich egal, ob das Datenabgleichsmodul vom Server oder vom Notebook aus bedient wird. Empfohlen wird allerdings unbedingt eine einheitliche, immer gleiche Vorgehensweise, um Fehler zu vermeiden, die einen Verlust von Daten nach sich ziehen könnten.

Das Feld "Notebook-Ordner": In dieses Feld gehört der Name des Ordners, der die Datenbasis des nicht am Netz angeschlossenen Rechners (Notebook) enthält. Natürlich muss der Rechner vor dem Datenabgleich durch das Datenabgleichsmodul an das Netz angeschlossen werden. Den Ordner können Sie mit Mausklick auf den Button hinter den Feld "Notebook-Ordner" wählen.

Das Feld "Server-Ordner": In dieses Feld gehört der Name des Ordners, der die Datenbasis des Servers enthält. Den Ordner können Sie mit Klick auf den Button hinter den Feld "Server-Ordner" wählen.

Gestartet wird der Datenabgleich dann mit Klick auf den Button Abgleich starten. Dabei werden zuerst die auf dem Notebook geänderten Daten zum Server übertragen. Danach wird der komplette Bestand vom Server wieder auf den Notebook zurück transferiert, so dass beide Datenbestände identisch sind.

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